1. Controller is geen document controller

Rijd jij in een auto van 30 jaar oud? Nee? Waarom gebruik je dan nog steeds de 30 jaar oude boomstructuur om je documenten te beheren? De auto-industrie is jaren geleden gestart met het werken aan efficiencyverbetering van motoren, maar naar nu blijkt, werkt de controller over het algemeen nog met de ruim 30 jaar oude boomstructuur, om de documenten van zijn team te beheren. Wie kent het niet: ieder jaar wordt de mappen structuur trouw gekopieerd naar het nieuwe jaar en worden de documenten opnieuw gebruikt.

Gemiste kans of nieuwe opportunity?

Het is jammer dat je nog niet hebt ingezoomd op het documentbeheer van je team, want hierdoor mis je een unieke kans om voor je organisatie geld te besparen.

Als het goed is, heeft Iedere controller met zijn team afspraken gemaakt over de naam van de documenten en de plaats waar documenten moeten worden opgeslagen en hoe ze moeten heten. Dit zijn de zogenaamde “naming conventions”. Daar kleeft een groot bezwaar aan, want iedere keer dat iemand het team verlaat en een “nieuwe” zijn intrede doet, moeten de afspraken weer worden uitgelegd. Dat gaat vaak mis, want voor de vastlegging van deze afspraken is nooit tijd gemaakt. Dit is de eerste foutkans voor het opslaan van documenten.

Net als bij iedere techniek die veroudert, gaat het hier op den duur mis.

De toename van het aantal documenten trekt een zware wissel op de verouderde boomtructuur. Wist je dat Gartner heeft gepubliceerd dat de hoeveelheid documenten die jouw team produceert in 5 jaar 650% is gestegen en zal stijgen? En dat dit naar de huidige normen en documenten die worden opgeslagen in een boomstructuur dit is gedefinieerd als ongestructureerde data?

Wat is er ongestructureerd aan mijn data? Dat vragen controllers zich af.

99 van de 100 controllers hebben hun documentenbeheer onder controle, toch?

In de vele sessies die ik met controllers mocht hebben, zeggen 99 van de 100 controllers dat zij hun documentenbeheer onder controle hebben. Maar betekent onder controle hebben hetzelfde als efficiënt en optimaal beheer van documenten?

Als je bijvoorbeeld doorvraagt over het aantal klikken dat zij gemiddeld nodig hebben om een document te van 5 jaar terug te vinden, dan blijkt hun redenering niet te kloppen. En dat heeft de volgende oorzaken.

Een afdeling die zich bezighoudt met 12 maandafsluitingen, rapportages, jaarverslag, budgetten en prognoses, produceert minimaal 1700 unieke documenten per jaar. Door wetgeving, compliance, ad hoc zaken en andere incidentele gevallen stijgt dit aantal jaarlijks boven deze 1700. Tel daarbij ook het aantal documenten dat meerdere versies heeft op meerdere locaties heeft en je komt misschien op 2000 of meer uit. Dat betekent dat het aantal documenten dus jaarlijks met dit aantal groeit, waardoor dit totaal na 5 jaar best met 650% kan zijn gestegen.

Wat zijn de effecten als blijkt dat het documentenbeheer van je team niet onder controle is?

Dat betekent dus dat jij, als je een document van 10 jaar terug zoekt, in een berg van ruim 17.000 documenten dat ene document zeker niet binnen de 10 muisklikken kunt vinden. Soms is het helemaal niet te vinden. Ook zoeken van recente documenten levert in de praktijk onnodig tijd- en geldverlies op. En dat heeft 3 oorzaken.

Ten eerste: de mens zoekt op de manier waarop de documenten nu worden opgeslagen, hij gebruikt dus de meest recente naming convention. Dat is een gevolg van de werking van het menselijk brein.

Ten  tweede: de naam van het document zal anders zijn, dan de naam die je nu zou gebruiken. Als je in een team werkt heeft iedereen zijn eigen opvatting over een logische titel van een document en plaats waar het wordt opgeslagen.

Ten derde: de verouderde techniek. De controllers die nog blind vertrouwen op de welbekende boomstructuur komen bedrogen uit, ze hebben niet gerekend op de ict er, die een deel van de data heeft moeten archiveren omdat de schijven vol waren gelopen. Je moet in dat geval de gearchiveerde data opnieuw laten installeren.

Gevolg is de genoemde onvindbaarheid en in het ergste geval gaat de controller de data reconstrueren…..

2. Controller wordt documentcontroller

In mijn voorgaande blog was de controller zich nog niet bewust van het feit dat hij low hanging fruit in de tuin heeft, waarmee hij voor zijn organisatie geld kan besparen door efficiënter te gaan werken. 99 van de 100 controllers zijn nu nog van mening dat de boomstructuur van shared folders de meest efficiënte manier van werken is. Dit aantal is na voorgaande blog misschien al iets gedaald, maar misschien verandert hun mening na het lezen van dit blog verder.

3 vragen over inefficiënt documenten bewaren

Als de feiten van inefficiënt opslaan van documenten, naar de huidige mogelijkheden gemeten, aan het licht zijn gekomen worden over het algemeen 2 vragen gesteld.

Wat verspillen we als team door deze inefficiency en hoe kunnen we efficiënter werken en deze verspilling vermijden door over te gaan op modern documentenbeheer?

Doorwerken met oude technieken kost teveel geld

Net als de uitkomst van de vergelijking van het brandstofgebruik van de 30 jaar oude automotoren met brandstofverbruik van automotoren uit 2013, leidt de vergelijking van oude en nieuwe methoden van documentenbeheer tot dezelfde conclusie: doorwerken met oude technieken leidt na verloop van tijd tot efficiencyverlies en geldverspilling. En waar een controller goed in is, is rekenen. Dus het werd al snel uitgerekend.

Stel dat een medewerker per week gemiddeld 2 uur verspilt met het zoeken, opvragen en/of reconstrueren van documenten en deze medewerker kost 50 euro per uur, dan heeft dat per persoon per jaar dus 50*2*50 euro is 5000.- euro per jaar gekost. Een ding valt dan mee, de nieuwe technieken zijn er “pas” sinds 2003 en zijn sinds 2008 in ruime mate ingevoerd, dus de controller heeft maximaal 5 jaar * 5000 = 25000 euro per werknemer op zijn afdeling kunnen verspillen.

Wat levert documentenbeheer onze organisatie op?

Er zijn 2 zaken die jouw organisatie geld kunnen opleveren, ga een modern systeemgebruiken en sla je data op in de Cloud. Dat werkt als volgt:

1. Een techniek in gebruik nemen waar je met Metadata kunt werken.

De boomstructuur heeft 1 dimensie. Jouw moderne boekhoudpakket heeft er al veel meer! Jij moet dus de vergelijking durven maken met je moderne boekhoudpakket. Daar is het mogelijkheid om transacties met dimensies op te slaan, waardoor een transactie tegelijkertijd op een grootboekrekening, kostenplaats, kostencenter, administratie, klant enzovoort kan worden verwerkt.

Er zijn ook voor finance / planning en control systemen beschikbaar, die zijn ingericht om dimensies aan een document te koppelen, zodat de informatie beschikbaar komt, maar niet meer in de titel van een document hoeft te worden opgenomen. De toegevoegde informatie heet metadata. Door deze metadata mee te geven, gebruik je het multidimensionale systeem, waardoor documenten generiek vindbaar worden. Voorbeelden van metadata zijn: periode, balanscategorie, IFRS enzovoort. Dit type systemen maakt standaard gebruik van versiebeheer. Hiermee los je meerdere vragen die gepaard gaan met het gebruik van de boomstructuur op, zoals: wie heeft het laatst aan het document gewerkt, is dit de meest recente versie of waar staat de meest recente versie.

Uiteraard is er door deze werkwijze nog maar 1 versie van het document op jouw systeem aanwezig, en iedereen weet door de metadata direct waar die staat. Doordat je maar 1 versie van het document hoeft te onderhouden heb je ook een reductie van opslagcapaciteit bereikt.

Na invoering van een documentenbeheer systeem, moet je dan de moed opbrengen om je shared drives af te sluiten.

2. Dataopslag in de Cloud

Dataopslag in de Cloud is nu zeer goedkoop geworden en waarborgt ook de backups, schaalbaarheid enzovoort. Je kunt dus overwegen om je data daar op te slaan of een documentenbeheeroplossing in de Cloud te kiezen. Zorg wel dat als je voor de Cloud oplossing kiest en van de grotere partijen kiest, zoals Microsoft, Amazon etc.

Conclusie

Er valt veel geld te verdienen/besparen om eens te onderzoeken welke efficiencyslag jij kan maken met een overgang van de boomstructuur naar een systeem dat metadata toestaat voor jouw documenten.

Is het geen prettig vooruitzicht dat jij tegen je baas kunt zeggen dat je een besparing hebt kunnen vinden. Low hanging fruit wordt het ook wel eens genoemd. De kant en klare oplossingen zijn voor het oprapen. Klik hier voor een voorbeeld van “documentenbeheer finance”

Een grote besparing toegewenst. En vragen zijn altijd welkom.

(887)

Deze post is ook beschikbaar in/Also available in: Engels