In de loop van mijn carrière heb ik net als iedereen fouten gemaakt als het om dit onderwerp gaat. Ook andere controllers heb ik fouten zien maken als het om software aanschaf ging. Leer van fouten die anderen en ik gemaakt hebben en voorkom ze.

Iedere controller heeft zijn voorkeuren en plekjes in de tuin waar hij liever niet komt, zoals een Ceo dat mooi omschreef. Voor de ene controller is dat de boekhouding, voor de andere is dat HR en een weer een andere heeft liever niets te maken met politiek.

Relatie controller en ICT

In dit blog beschouw ik de relatie tussen controller en ICT, dat is immers het gebied wat mij na aan het hart ligt. Na de accountancy startte ik mijn carrière als controller direct met het uitvoeren van een internationale fusie, aankoop van bedrijven in het buitenland, waarbij het essentieel was om de transactieprocessen goed te integreren in 1 software systeem.

Dat bracht de nodige uitdagingen met zich mee. Vanuit de holding hadden we een degelijk software systeem meegekregen dat de boekhoudingen van meerdere bedrijven in meerdere valuta en de verslaglegging daarover goed aankon.

Op dat moment hielden de CEO, sales manager en HR manager zich bezig met de integratie van culturen, zodat ik mij kon concentreren op de integratie van processen, procedures en ICT.

Dit soort werk heb ik regelmatig mogen doen en ik heb er zeer veel van geleerd. Er waren veel dingen bij die ik later goed heb kunnen gebruiken. Veel van deze kennis leeft voort in de software die mijn team en ik tegenwoordig in onze softwareproducten meeleveren.

Samenwerking geeft de beste resultaten

Eén van de te realiseren doelen was wat we tegenwoordig Fast Close noemen. Je begrijpt dat er in die tijd nog veel handmatig gedaan moest worden en dat er alleen spreadsheets waren op het mainframe. Deze 1^e generatie spreadsheets zorgden er regelmatig voor dat de software op het mainframe vastliep. Dat was een reden om ze op dat moment niet meer te gebruiken en weer contact op te nemen met de ICTers.

Vanaf die tijd ben ik nauw gaan samen werken met de programmeurs die wij hadden overgenomen van de holding en de programmeurs van de holding. In mijn verdere carrière als controller heb ik het altijd goed kunnen vinden met de ICTers.

11 valkuilen die de controller kan vermijden als software wordt gekocht of gemaakt

Je spreekt niet dezelfde taal

De grote valkuil is dat je opgeleid bent als financial en dus logisch kunt redeneren en beredeneren, maar dat je daarmee nog niet kunt programmeren. Vergelijk het met een Nederlander in België: je gebruikt dezelfde worden maar spreekt niet dezelfde taal. Er raakten dus weleens zaken “lost in translation”. Tot op de dag van vandaag zie ik regelmatig spraakverwarringen tussen Finance- Business en ICT.

Je leverancier maakt fouten, jij niet 

Fouten liggen altijd aan 2 partijen, nooit alleen bij de ander. Controllers die denken dat ze goed formuleren en vastleggen, maar toch iets anders krijgen dan dat ze bedoeld hebben. Dit blijft helaas onvermijdelijk, om fouten te voorkomen wordt er een extra inspanning van zender en ontvanger verwacht.

Je verwacht een perfecte eerste versie

Verwacht nooit dat de eerste oplevering 100% aansluit met je wensen. Door de bovenstaande feiten is het onmogelijk voor jou en je leverancier om de definitieve versie bij de eerste keer op te leveren. Er zijn altijd punten die jij anders bedoeld hebt dan dat je ze geformuleerd hebt. Uit de praktijktest komen altijd zaken naar voren die jij anders wilt hebben.

Je laat het testen over aan de leverancier

Verwacht nooit dat de software werkt zonder dat je het zelf getest hebt. Jij weet immers als geen ander wat er uit moet komen. Dat kan je leverancier wel benaderen, maar nooit weten.

Je dataset is niet aanwezig

Zorg dat voor tijdige aanlevering van de juiste dataset. Verwacht nooit dat jouw software leverancier de datatest van jou kan overnemen. Hij heeft immers niet de dataset die jij hebt. Hij zal naar eer en geweten testen, maar jouw dataset is per definitie anders! Onvolledige data leidt altijd tot onvolledige invulling van wensen.

Jij bent geen automatiseerder

Jij bent de gids voor de automatiseerder, door aan te geven waar je naar toe wilt en wat je wilt bereiken. Een uitzondering daargelaten, kan een controller niet programmeren. Ga dan ook nooit op de stoel van de automatiseerder overnemen. Jij vindt het vast niet prettig als jouw CFO jouw rol er bij pakt. In het midden gelaten of hij dat kan.

Je hebt niet de juiste prioriteiten gesteld

Stel de juiste prioriteiten. Als controller heb je alle tijd nodig om de zaken op orde te houden. Kijk dan eens in de spiegel: heb jij echt de tijd om een perfect spreadsheet te bouwen, of SharePoint naar hun hand te zetten. De meeste controllers met affiniteit met ICT kunnen echt een heel eind komen. Maar dit gaat altijd ten koste van hun eigen werkzaamheden of het halen van deadlines. Het lijkt duur, maar meestal is inhuren van een specialist de goedkoopste weg. Uiteraard als je de andere valkuilen vermeden hebt.

Je hebt geen grenzen aangegeven.

Bepaal de grenzen voor de levering van de software, wat kunnen jullie wel aan en wat niet. Als je echt de kennis hebt om te oordelen, vertrouw dan op je instinct en pluis de propositie van de aanbieder goed na. Weet dat sommige projecten te groot voor jouw organisatie zijn. En kom dan met je opmerkingen.

Je roept dat het fout gaat, maar hebt geen argumenten voorhanden

Roep nooit zomaar dat iets niet kan werken, voordat je zelf een gedegen inzicht hebt verworven. Raadpleeg desnoods externe partijen. Een code review inbouwen als extra assurance kan nooit kwaad als het een groot project betreft.

Je gaat zelf al aan de slag met de voorlopige versie

Ga nooit aan de software “prutsen” voordat de oplevering heeft plaatsgevonden. Beperk je tot de testen en deel je bevindingen met de leverancier en laat de leverancier het oplossen. Dat houdt de verhoudingen en aanspraak op garantie zuiver.

Je luistert niet naar je leverancier

Veel controllers hebben de wijsheid in pacht….en luisteren daarom niet naar hun leverancier. Dat kan zijn omdat de taal niet gelijk is, of dat jij of zij de tijd niet nemen. Op het moment dat er een tegenargument komt, is het altijd zaak naar elkaar te luisteren. Het is namelijk een teken dat er zaken niet synchroon lopen. De leverancier begrijpt het niet en heeft meer informatie nodig om de boodschap te verwerken. Of jij wilt gewoon niet luisteren omdat het niet uitkomt, waarbij tijdgebrek of drukte oorzaken kunnen zijn.

Conclusie

Ik heb naderhand nog vele integraties, implementies en begeleiding van softwareprocessen gedaan en maak nu financiële processoftware met een team van specialisten. Dit blog schetst een praktijkbeeld, zoals dat door de jaren heen is geweest en nu nog steeds is.

Ik heb alle fouten zelf gemaakt en zien maken. Ze bestaan dus echt. Maar als je ze kent, kun je proberen ze te vermijden.

Onderken jij, als analytische controller, nog meer valkuilen of wil je het verhaal uitbreiden? Graag! Wil je ze dan aanvullen op LinkedIn?

(396)

Deze post is ook beschikbaar in/Also available in: Engels