Organisaties implementeren Fast Close, om de cijfers sneller en dus accurater beschikbaar te hebben, kosten te besparen of voor behoud van de regie op de datagroei in de organisatie. Fast Close is het doorvoeren van efficiency verbeteringen in de financiële processen André Salomons, docent bij NIVE Opleidingen, geeft 5 gemakkelijk toepasbare Fast Close procesverbeteringsmogelijkheden.

1.  Voorkom wijzigingen op het laatste moment

Wijzigingen op het laatste moment zorgen vaak voor druk op de werkzaamheden en processen. Hierdoor komt het versneld afsluiten of rapporteren in gevaar. Bovendien neemt de kans op fouten toe.

Onderzoek de oorzaak van de last minute wijzigingen. Is dat een structurele fout in de processen, het uitstelgedrag van medewerkers, of ingegeven door de veranderlijke wensen van de stakeholders? Pak de oorzaak bij de kern aan om structureel een einde te maken aan wijzigingen op het laatste moment.

2. Een overzichtelijk KPI dashboard.

Het KPI dashboard bevat vaak veel verschillende parameters, die inzicht bieden op verschillende deelgebieden. Maar al die parameters maken de kern vaak niet duidelijker en al die informatie is ook lastig te onthouden.

Een dashboard per stuurgebied, met de maximaal 5 belangrijkste KPI’s, borgt het over- en inzicht. Bijvoorbeeld een apart dashboard werkkapitaal of een cashflow dashboard. Less is more!

3. Maak onderscheid tussen financiële- en managementrapportages

Is het efficiënter om de financiële- en managementrapportages te combineren? Het is een veel gebruikte werkwijze in organisaties, maar is vaak de oorzaak van inefficiëntie. We laten ons snel verleiden om aanvullende informatieverzoeken te beantwoorden die uit de managementinformatie voortkomen.

Zoek de kwaliteitsverbeteringen in de snelheid en juistheid van de data bij het rapporteren en laat aanvullende verzoeken tijdelijk buiten beschouwing. Deze kunnen na het afsluitingsproces weer worden opgepakt. Door de gewonnen tijd van sneller rapporteren, is daar ruimte voor.

4. Zorg voor standaardisatie in processtromen

Fast Close is geen project, maar een continu verbeterproces. Dit vergt bijvoorbeeld het systematisch optimaliseren van de metadata van transacties en documenten. Ook het uniformeren van het rekening- en transactieschema zorgt ervoor dat informatiedata met elkaar te vergelijken is.

5. Optimaliseer de periode en –jaarafsluiting

Welke taken zijn specifiek en noodzakelijk voor het afsluitingsproces? Andere, de niet-kritische afsluitingstaken, kunnen verschuiven naar voor of na deze periode. Door in de afsluitingsperiode zoveel mogelijk alleen op deze taken te focussen, optimaliseer je het afsluitingsproces. Dit moet ook duidelijk zijn voor de leveranciers en afnemers van de informatie.

6. Maak gebruik van Social media technieken

Zie mijn aparte blog hierover

André Salomons is docent van de cursus Fast Close van NIVE Opleidingen.