Wisten jullie dat budgetteren in de top 3 van verborgen kosten staat, na traag afsluiten en zoeken naar documenten? Het was voor mij de reden om eens te onderzoeken of de klassieke manier van budgetteren zoals we die kennen nog zinvol is. Een volmondig nee was het antwoord. Waarom is dat en wat is het alternatief? In de serie einde van schreef ik eerder het einde van het klassieke boekhouden en het einde van de controllerfunctie , dit is deel 3.

Verborgen kosten

Ik ben fan van verborgen kosten! Als je de kosten kent, kun je ze gaan managen en dus efficiënter gaan werken. Als ik in mijn trainingen vraag wie de kosten van het budgetteren in zijn organisatie kent, blijft het zonder uitzondering muisstil. Het geeft aan dat daar niet is over nagedacht. Hetzelfde antwoord krijg ik als ik vraag naar de kosten van het traag rapporteren (slow close) en de vraag wat de kosten zijn van het niet kunnen vinden van documenten.

Waarom?

Waarom heeft niemand de behoeft om die kosten te weten? Laat ik jullie een eind op weg helpen. De indicatieve kosten van het maken van een budget in een productieonderneming zijn voor

1. financieel persoon voor 3 weken volledig

1. sales persoon die er 1 week full time mee bezig is

1. logistiek persoon die er 1 week volledig mee bezig is

en dat omgerekend tegen een tarief van 40 euro per uur, 8.000 euro. Tel je daar een dag bespreking van het MT van 5 personen tegen een tarief van 50 euro bij op, dan wordt er jaarlijks 10.000 euro weggegooid aan het budgetteren. Als je dat vermenigvuldigd met het aantal bedrijven in jouw organisatie dan is dat behoorlijk schrikken! En dat allemaal voor een exercitie waarvan de uitkomst bij verschijnen al verouderd is. De kosten van traag rapporteren bedragen 65.000 euro per jaar per organisatie en de kosten van zoeken naar documenten 5.000 per persoon per jaar. Dus…..

Uitzondering

Ik wil een uitzondering maken voor overheidsinstellingen, die hun budget moeten gebruiken om de financiering te krijgen van de rijksoverheid of locale overheid. Maar voor hen kan het zeker geen kwaad om dit gedachtegoed bij het budget in te zetten.

Wat zijn dan de redenen om het maken van een budget af te schaffen?

1. Geeft geen inzicht meer in de vergelijking met actuals. Voorbeeld actuals uit november 2016 vergelijken met een budget over november dat bedacht is in juli 2015 is absoluut zinloos in deze tijd waar alles supersnel gaat en markten snel kunnen veranderen en soms totaal verloren kunnen gaan.
2. Het is goedkoper om zonder budget te werken
3. Het is dynamischer volgen van de cijfers door een andere meetmethode te hanteren
4. Door moderne software waarin je met forecasts kunt werken, is het klassieke budgetteren achterhaald
5. Budgetteren heeft een te lange doorlooptijd en leidt teveel af van de dagelijkse werkzaamheden.
6. Een vastgezet budget zoals vroeger gebruikelijk was, geeft geen mogelijkheid om tijdig strategisch bij te sturen

Wat moeten we dan doen?

• Stap 1. Reduceer de budgetexercitie tot een jaarlijkse strategiemeeting
• Stap 2. Ga werken met een Continuous revolving forecast, waarmee het mogelijk wordt om je strategie frequenter te beoordelen en bij te sturen
• Stap 3. Ga werken met een snelle rapportage, dagelijkse KPI’s en daily standups.

Conclusies

Verborgen kosten zichtbaar maken is om meerdere redenen een goede zaak, je maakt de kosten zichtbaar en zorgt er daarmee voor dat ze beheersbaar worden en het zet je aan het denken of je processen wel goed voor elkaar zijn, wat leidt tot efficiency verbeteringen in de Finance functie.

Wat ga jij besparen?

Over André Salomons

Meer tips vind je in mijn boek Van Slow close naar Fast Close, waarin ik meer dan 50 tips geef om het afsluitproces te vereenvoudigen en te versnellen. Het boek bevat anekdotes, checklists en definities van het Fast Close proces, zoals iedere organisatie dat zou moeten hebben.

André Salomons is auteur van het boek ‘Van Slow Close naar Fast Close’, software ondernemer, Fast Close en SharePoint trainer, spreker, blogger voor onder andere Financieel management.nl en Computable.nl. Hij heeft een eigen website waar je al zijn blogs en referenties kunt terugvinden.

(266)

Deze post is ook beschikbaar in/Also available in: Engels