Slecht nieuws voor de beoefenaren van dit mooie vak, slecht nieuws voor de opleidingsinstituten die zich bezig houden met het opleiden van de huidige controllers. Controller, het is tijd om eens goed na te denken over je vak. Alle trends wijzen erop dat de controllersfunctie zoals we die nu kennen inhoudelijk sterk gewijzigd zal zijn of zelfs over 5 jaar verdwenen zal zijn.
“Automatiseringstrends en de crisis van afgelopen jaren zorgden voor afnemende vraag naar controllers”, maar dat is niet het hele verhaal
Trends in automatisering binnen de financiële kolom van organisaties hebben, mede door de acties van de controllers, geleid tot efficiëntere organisaties. In dit blog geef ik voorbeelden van gerealiseerde efficiency verbeteringen op het gebied van automatisering van primair proces tot Big Data. Daarvoor is een handelsproces als voorbeeld genomen, het proces van je eigen organisatie kun je er in gedachten naast houden.
1. Orders en verkopen
ERP software met volledige procescontrole heeft, mits het pakket vanaf het begin goed is ingericht, veel controletijd weggenomen bij de controller.
Daardoor hebben controllers aan het primaire proces niet veel meer te doen, de controles op dit primaire proces is vervangen door een analytische beschouwing op basis van parameters. Een business analist kan hiervoor worden ingezet. Ook is het benodigde aantal financials ernstig gereduceerd ten opzichte van vroeger.
2. Boeken van bankmutaties.
Het proces van het apart inboeken van bankmutaties is dankzij automatisering bij de banken en vernieuwingen in de “boekhoud” software grotendeels vervallen. Betalingen en ontvangsten gaan rechtstreeks het eigen systeem in, slechts uitzonderingen hoeven te worden verwerkt. De controller hoeft aan dit proces niets meer aan te doen.
3. Credit control
Een organisatie kan er voor kiezen om dit zelf te blijven doen, maar het incasso proces van oudere facturen kan heel efficiënt uitbesteed worden. Bij een organisatie gaat het om uitzonderingen, maar voor de partij aan wie je het proces uitbesteedt, is het een primair proces. Door de grote aantallen posten kunnen zij een efficiënter proces uitvoeren dan jouw organisatie ooit zou kunnen. Ook vanuit financierings oogpunt kan overwogen dit proces uit te besteden.
4. Verwerking van ingekomen facturen
Hoe groter het bedrijf, des te eerder is het begonnen met de automatisering van dit proces. De ingekomen facturen worden gescand en automatisch verwerkt in de crediteurenadministratie. Betalingen van goedgekeurde facturen is hiermee sterk vereenvoudigd. Beide processen zijn ook in zijn geheel uit te besteden aan derden.
5. Loon en salarisverwerking
Personeels- en salarisadministratie zijn geautomatiseerd, alleen proces-, aansluitings- en volledigheidscontroles moeten worden uitgevoerd, dit hoeft niet per sé door de controller gedaan te worden.
Met SBR gaat de wereld open.
Belastingaangiften, deponeren van jaarrekeningen, alles wordt digitaal en daarmee worden een heleboel menselijke handelingen vermeden waarmee ook tijd van de controller is vrijgemaakt. De enige taak die blijft is de controle voorafgaande aan de verzending.
6. Controle op het grootboek
Ja, dat moet iemand in de organisatie zelf blijven doen, deze taak kan door hoofd administratie worden uitgevoerd. Het heeft de voorkeur om deze controles door een eigen medewerker uit te laten voeren.
7. Documenten- en takenbeheer in het primaire proces van planning en control
Processen voor het effectief beheren van documenten in de financiële kolom zijn ook geautomatiseerd en kunnen out of the box worden aangeschaft. Vervanging van shared drives en shared folders door professionele oplossingen dragen direct bij tot efficiency verbetering.
8. Balansdossier en accountantswerkzaamheden
Programma’s als Financial suite, Runbook e.a. dragen bij om Planning en Control processen transparant te maken. Met de interne controles belegd in deze programma’s en de documenten van het digitale balansdossier, ben je in staat om zonder Excel toepassingen je fouten te zien en deze te voorkomen. Ook hier heeft de controller minder tijd nodig. Hij heeft immers automatisch een audittrail en balansdossier. Deze toepassingen sluiten prima aan bij toepassing van BPM (business proces management) Zie Controllersmagazine van mei.
9. Elektronische verwerking van het jaarverslag
Door digitalisering van dit proces wordt veel tijd bespaard, de gegevens stromen naar het online jaarverslag en hoeven cq moeten alleen nog gecontroleerd worden. Hiermee wordt tijd van de controleer bespaart.
10. Big data en small data,
Ieder bedrijf krijgt hiermee te maken, het is de analyse van schijnbaar ongestructureerde data waaruit je analyses maakt om je klanten te beïnvloeden. Zo kun je Small data vergelijken met een blikje water en BIG data met een stromende rivier waar je (met BI tools) je handen in steekt om de temperatuur te meten. Het is een proces dat naar de business analist kan.
11. Het dashboard van de financiële omgeving
Hier gaat veel veranderen, omdat de statische en periodieke controles aangevuld cq. vervangen kunnen worden door een proces van continuous monitoring, waarbij je alleen nog hoeft te reageren op de uitzonderingen, de accountant staat te trappelen om dit proces van de organisatie over te nemen.
Maak de vergelijking met de vele schermen in de centrale regelkamer van een energiecentrale, waarbij direct afwijkingen kunnen worden gesignaleerd.
De vraag is dan hoe verhoudt zich het balansdossier tot het proces van continuous monitoring en wat is het effect op de accountantsverklaring en de kosten die de organisatie betaald? Maar dat is een heel andere discussie.
Sociale media en de controller
Al enige jaren ontplooi ik activiteiten op LinkedIn en Twitter, schrijf ik blogs en probeer hiermee mensen met een financiële achtergrond verder te helpen door mijn kennis te delen.
Een aantal zaken zijn mij hierbij opgevallen. Net als bij organisaties, verenigingen e.d. zijn het altijd maar enkelen die zich inspannen. Dit verschijnsel zie je bij LinkedIn groepen, op Twitter enzovoort. Maar wat mij opvalt, is dat de controller, die over het algemeen in zijn organisatie claimt pro actief te zijn en zegt zijn kennis te willen delen, de grote afwezige is op de social media. Daar waar zijn organisatie een social media beleid ontwikkelt, zie je een passiviteit op dit gebied bij de controllers.
Een controller die zijn vak wil overleven moet m.i. actief zijn op de sociale media om te weten wat er leeft. De activiteit op deze media is duidelijk in het voordeel van de controller van 35-, deze is immers opgegroeid met Facebook, Twitter etc.
Gevolgen voor de controllers functie
Nu de juiste software op zijn plaats is, en de processen op orde zijn, kan het beheer van het primaire proces overgelaten worden aan het hoofd administratie, of hoe de functie ook heet. Er zijn minder mensen nodig voor de procesbeheersing en de analyses kunnen overgelaten worden aan business analysts. Dit proces heeft zich de afgelopen jaren ingezet en zal zich verder voortzetten in de komende jaren.
De andere klassieke aandachtsgebieden zoals financiering, HR, strategische planning zijn ook al weggehaald bij de controller en verplaatst naar respectievelijk Treasury, de HR afdeling cq. belegd in software. Hiermee is de techniek van dat proces gedegradeerd tot invoer van parameters en beoordeling door de business analist.
Risk management heeft te maken met gezond verstand, enkele statistische gegevens en oog voor de Black Swan. Dus dat is een mooi gebied waar de controller mooi zijwaarts kan instromen.
Wat blijft er dan nog over?
De controller kan het afsluitingsproces begeleiden, prognoses en budgeten maken, kan misschien adviseur van de organisatie zijn, of degene die voor zijn collega’s in MT of board de cijfers interpreteert, maar dat kost misschien 10 dagen op maandbasis en is bij lange na niet voldoende om een titel als controller te rechtvaardigen.
Conclusie
Dus, als de controller de zaken op de rit heeft en in control is, kan zijn functie vervallen, delen kunnen worden overgenomen door andere mensen met andere rollen in de organisatie. Overzicht van het proces kan naar ICT, zij hebben immers de tools om alles te monitoren ;).
Dus wat moet jij dan gaan doen? Laat het me weten, dan kan ik me voorbereiden ….
Mijn welgemeende advies is dan ook, maak voor jezelf een analyse. Waar sta je, welke functie heb je, wat denk je dat er voor jou en je controllersfunctie binnen 5 jaar staat te gebeuren.
En handel naar bevind van zaken. Succes.
Op controllersmagazine verschenen in 2 delen:
(1585)
Deze post is ook beschikbaar in/Also available in: Engels
