Ooit ben ik mijn carrière begonnen in het archief. Niet als archivaris natuurlijk, maar als jonge assistent accountant. Nadat mijn oudere collega het klantdossier uit ons eigen archief gehaald had, togen we naar de klant. Daar mocht Ik de te controleren stukken ophalen die in kartonnen dozen in een bedompte archiefkamer of kast stonden. Daarna mocht ik over het afgesloten boekjaar de stukken voorzien van groene vinkjes. Vragen mocht je stellen via het aantekeningen formulier en de bevindingen en je rapporten gingen dan in het dossier. Als de controle was afgerond stopten we de dossiers weer in het archief van het accountantskantoor. Ik heb wat archieven gezien in die tijd…..

Van oud naar Cloud

In de oertijd tekenden de mensen op de muren van de grotten om hun zaken te bewaren. Na het uitvinden van de boekdrukkunst ging men over op het bewaren van papier, met alle gevolgen van dien.

Als je iets niet wilde bewaren dan gooide je het in het ronde archief. Archiveren komt uit het Grieks: archeion, bestuursgebouw, in dit gebouw bewaarde men de documenten. Je had er dus een gebouw voor nodig, hoe meer archief hoe groter het gebouw. Je snapt nu dus ook waarom overheidsgebouwen zo groot waren. Toen werd opslagruimte nog uitgedrukt in vierkante meters.

Deze trend werd in de tweede helft van vorige eeuw min of meer doorbroken toen er modernere methoden kwamen om te archiveren. Microfiches, cd’s en dvd’s zijn een tijd lang de eerste stappen van digitaal archiveren geweest.

Aan het eind van vorige eeuw is het internet sterk opgekomen en zijn er ontelbare programma’s op de markt verschenen die al dan niet een archiveringsrol zijn gaan vervullen. Denk aan Documentum, SharePoint, Decos enzovoort. Ook boekhouddata bevinden zich steeds meer in de Cloud. Wie maakt er bijvoorbeeld gebruik van Exact online, Twinfield, Visma etc.?

In het laatste geval is er geen bewuste keus voor archivering in de Cloud gemaakt maar is het effect wel dat de documenten en boekhouding gearchiveerd zijn in de Cloud.

Bewaren, maar wel volgens de normen

Het zal niemand verbazen dat er tal van normen zijn, zoals NEN 15489, de internationale standaard, NEN 2082, een exclusieve Nederlandse norm uitgegeven door het Nederlandse Normalisatie instituut in 2008, de archiefwet 1995 archivering overheidsorgaan en NEN ISO 23081.

Er zijn teveel normen om in een blog in detail op in te gaan als het om administratie gaat. Lees voor informative over normen de interessante blogs over archivering en NEN normering van mijn collega Eric Burger.

Naast deze NEN normen bestaat er ook de belastingwet, waarin is vastgelegd dat een administratie 7 jaar bewaard moet blijven en dat zowel op papier als digitaal toegankelijk. Voor vastgoed is de bewaartermijn zelfs 10 jaren.

Allemaal naar digitaal

Het spreekt voor zich dat er met zoveel mogelijkheden voor opslag in de Cloud, je niet meer de behoefte hebt om je documenten op een eigen server op te slaan, toch gebeurd dat anno 2014 nog steeds.

Bij je keuze voor een leverancier zijn er wel een aantal zaken waar je op moet letten. Zo is het belangrijk om je SLA te toetsen op de volgende items: Hoe is de security geregeld, is er een Escrow mogelijk, heeft je leverancier certificaten zoals bijvoorbeeld ISAE3402 en ISO 27001, is de oplossing schaalbaar, is de toegang met 2way authentication geregeld?

De grootte en daarmee de overlevingskansen van je Cloud provider zijn ook belangrijk, je wilt immers niet bij een Cloud makelaar terechtkomen. Vergelijk ook prijs en schaalbaarheid van de geboden oplossing.

Maar belangrijkste van alles: zorg dat jezelf voldoende kennis in huis houdt om de data in de Cloud te kunnen managen!

(614)

Deze post is ook beschikbaar in/Also available in: Engels