Tijdschrijven, alleen als het moet. Wanneer moet het?

Efficiënter werken betekent ook dat je regelmatig je eigen processen tegen het licht houdt. Tijd verantwoorden is één van die processen die verbetert kan worden .Gaan “Uitrollen van eenmalige projecten, zoals uitrollen van Fast Close en implementatie van Software en tijdverantwoording” goed samen of kan het efficiënter? . Dit was de conclusie van mijn analyse.

NEE, tijdschrijven niet doen!

Bij eenmalige projecten en kostenverdeelstaten is tijdschrijven volgens mij totaal overbodig. Tenzij iemand het tegendeel helder kan aantonen natuurlijk. Voor deze conclusie moet je wel bereid zijn om op een andere manier naar het beheren van projecten en het maken van kostenallocaties te kijken.

Je eerste reflex om tijd te schrijven is de wil om te weten wat de kosten van de inzet van je eigen mensen zijn. De externe kosten weet je immers.

We kunnen een app downloaden, lage kosten en levert veel op…?

“Niet tijdschrijven is eng, we kunnen toch een app downloaden, dan hebben we tenminste controle”…is vaak een motief om een app te gebruiken. Soms wordt speciaal voor een eenmalig een tijdschrijf app aangeschaft. Een app is immers snel uit een app store gedownload, even googelen en je ziet al direct 75.900 mogelijkheden Niet doen, weersta de verleiding

Tijdschrijven kost altijd tijd, geld en irritatie van de collega’s. Mensen hebben immers een enorme hekel aan tijdschrijven. Dus als het even kan, vermijd tijdschrijven. Als je alles bij elkaar optelt kost een app veel tijd en geld en levert geen toegevoegde waarde op.

Heeft tijdschrijven met een app toegevoegde waarde bij eenmalige projecten?

Om de stelling dat een app op eenmalige projecten geen toegevoegde waarde heeft voor de organisatie, finance en jou te bewijzen kun je de volgende vragen stellen.

1. Wat zijn de verborgen kosten van een app? Bijvoorbeeld kosten om te implementeren,App zelf, training, instructies, koppelingen e.d. devices en kosten van weerstanden
2. Wat doen we met de informatie?
3. Is dit project eenmalig?
   • Hoe vaak implementeer je dezelfde software,
   • Hoe vaak ga je dezelfde procedures weer projectmatig gebruiken.
4. Waarom wil je de interne kosten weten/ toerekenen?

Heeft tijdschrijven met bestaande software toegevoegde waarde ?

Je ziet vaak dat organisaties die al tijdschrijfprogramma’s gebruiken voor hun core business, deze ook gebruiken, voor de eenmalige interne projecten en kostenallocaties. Dat is dus zinloos. Het kost meer geld dan het opbrengt.

Hoe run je efficiënt meerdere eenmalige projecten?

Als je dan geen tijd schrijft op een project, hoe bewaak je dan de voortgang en kosten op eenmalig project is een veel gestelde vraag. De vraag over de kosten is bij eenmalige projecten niet zo relevant omdat dit type projecten bewaakt moet worden op basis van hun output De projectbewaking verreist dat er vooraf een goede tot zeer goede afstemming over de doelstellingen, milestones en doorlooptijden.

Als de tussentijdse doelstellingen en milestones gehaald worden, dan weet je dat de kans op succes goed is. Haal je de milestones niet en wil je nog steeds de doelstelling bereiken, dan heb je twee mogelijke acties

• mensen aan het project toevoegen , denk hierbij aan de wet van de verminderende meeropbrengst
• stoppen van het project. De kosten hoeven dan nog niet hoog te zijn.

Neem de beslissing bijvoorbeeld na milestone 2 of 3 of bepaal deze aan de hand van jouw organisatie.

Geen urenschrijven voor een kostenverdeelstaat

Urenschrijven voor een kostenallocatie is uiterst arbitrair om een bedrijfsresultaat te berekenen en als basis voor een vermeend inzicht. Deze methode is m.i. achterhaald en kan eenvoudig vervangen worden door een efficiëntere allocatie van kosten. Stel daarbij de vraag waarom je een kostenallocatie nodig vind en wat het doel ervan is. Er zijn 2 situaties bepalend voor de keuze van verdeelmethodes:

Binnenland

Je managementinformatie kan stoppen bij bedrijfsresultaat voor gealloceerde kosten, interest en belasting. Je spreekt met je management af dat de verantwoording voor operationele zaken op dat niveau plaats vindt.

Buitenland

Heeft jouw organisatie te maken met buitenlandse deelnemingen dan hang je de allocatie van de dienstverleningen die je door wilt berekenen op aan andere activiteiten zoals bijvoorbeeld, omzet, fte’s of iets dergelijks, mits je rekening houdt met armlength interpretaties van locale belastingdiensten.

JA, tijdschrijven moet

Daar kan ik kort over zijn. Tijdschrijven moet als dat de basis is voor de brutowinst van jouw organisatie.. Als je uren verkoopt, op een groot bouwproject of groot infrastructureel project werkt. De vraag is dan alleen of aanschaf van standaard, met je systeem gekoppelde software, de voorkeur heeft boven de aanschaf van een app.. Mengvormen zijn natuurlijk mogelijk zoals apps van je software leverancier.

Conclusies

Ja, als uren verantwoorden onderdeel is van je bedrijfstype en onderdeel is van de vaststelling van de brutowinst. Nee, als het om eenmalige projecten en kostenverdelingen gaat. Gevolgen zijn betere kans van behalen van “eenmalige”projectdoelstellingen, en lagere kosten. Schaf niet te lichtvaardig een app aan.

André Salomons is altijd enthousiast over efficiency verbeteringen in processen. Iedere stroomlijning van processen draagt bij aan het realiseren van Fast Close. Hij is auteur van het boek Van Slow Close naar Fast Close, docent Fast Close bij Nive Opleidingen en IFBD , is softwaremaker en enthousiast blogger.met een eigen blog site met meer dan 125 blogs. Hierin blogt hij over Fast Close, SharePoint, reizen en alles wat zijn enthousiasme heeft gewekt