Dat Business Process Management baat heeft bij praktische automatiseringsoplossingen staat als een paal boven water, ook in de financiële discipline. Smart SharePoint Solutions biedt met Financial Suite® een reeks producten die het gemakkelijk maken om werkprocessen te stroomlijnen op het gebied van financiële verantwoording, corporate housekeeping (Legal Platform®) en kwaliteitsmanagement. Directeur André Salomons: “Voor al onze producten geldt dat zij de samenwerkende collega’s binnen een organisatie en eventueel door hen geautoriseerde externe dienstverleners op een logische manier aan de hand meenemen door de veelal steeds complexer wordende processen. Dit gebeurt grotendeels geautomatiseerd en met behulp van intelligente templates die met geringe inspanning specifiek op de behoeften van de organisatie kunnen worden aangepast. Hierdoor weet je zeker dat er geen enkele stap wordt overgeslagen, maar ook dat er geen dubbel werk wordt gedaan en dat informatie altijd gemakkelijk is terug te vinden (vinden zonder zoeken, noemen wij dat). Deze werkwijze levert een aanzienlijke tijdsbesparing op. Daarnaast zorgen onze producten voor kwaliteitsborging en voor de meest gedetailleerde audit trail die je maar kunt wensen.”

Glazen bol kan weg

Balans, P&L en Cash Flow projecties maken op basis van verschillende scenario’s wordt voortaan een heel stuk gemakkelijker. Rob van Gerven van Praktisch Risico Management: “De tool voor budgettering en cash flow planning die wij samen ontwikkelen sluit naadloos aan op het Smart SharePoint Solutions-principe. We reiken controllers en andere financiële professionals in organisaties dus de mogelijkheid aan om het business planningsproces te stroomlijnen en aanzienlijk te vereenvoudigen, of – zo u wilt – verder te professionaliseren. We bieden echter niet alleen een logisch en intuïtief framework om alle taken te plannen en de verzamelde informatie in het systeem te zetten. We bouwen ook rekenfuncties in en analysetools waardoor het heel gemakkelijk wordt om zelf te modelleren en projecties te maken. Het bijwerken van forecasts en het doorrekenen van de financiële effecten van allerlei variabelen wordt daardoor betrekkelijk eenvoudig. Hiermee krijgen ook kleinere organisaties een krachtig instrument in handen om in plaats van tijdrovende en vaak ongewild onnauwkeurige periodieke forecasts over te stappen op rolling forecasts. In feite kunnen zij hiermee op ieder moment zelf inzicht krijgen in de financiële conditie en de financiële risico’s van bepaalde externe ontwikkelingen (zoals prijsfluctuaties aan de inkoopkant), of interne acties (zoals investeringen in apparatuur, huisvesting, of personeel).” De glazen bol van de waarzegster op de kermis, kan nu definitief plaats maken voor de spiegel van intelligente analyses op basis van actuele cijfers en doordachte projecties.

Van vertrouwen naar zelfvertrouwen

“De kern van de producten die Smart SharePoint Solutions biedt is in feite: vertrouwen.”, stelt Salomons. Van Gerven vult aan: “Het geeft absoluut vertrouwen wanneer een organisatie zijn interne processen goed op orde heeft. Dat geldt in het bijzonder ook voor financieel risico management. Wat het scenario ook is waar een bedrijf op inzet, het is goed om de financiële consequenties daarvan te kennen en inzichtelijk te maken. Dat geeft niet alleen vertrouwen bij het management en aandeelhouders, maar ook bij externe financiers, leveranciers en klanten die erg afhankelijk zijn van de continuïteit van het bedrijf. Voor financiële afdelingen is het natuurlijk prettig om de toenemende complexiteit van het ondernemen aan te kunnen. En, last but not least, tijd en kosten besparen (bijvoorbeeld op de werkzaamheden van dure accountants) spreekt ongetwijfeld ook veel mensen aan. Maar goed en snel kunnen sturen op zaken die financiële consequenties hebben, vergroot de kans op commercieel succes.” Salomons: “Wat dat betreft is Nederland wel toe aan een wake-up call. We doen met z’n allen in het bedrijfsleven nog veel te weinig aan het doordenken en doorrekenen van allerlei ontwikkelingen. Als we de werkelijke effecten van reële en veronderstelde risico’s en kansen beter in gaan schatten dan we tot nu toe hebben gedaan, zouden we veel effectiever kunnen zijn in het managen van onze business.” Zo wordt bouwen aan vertrouwen ook bouwen aan zelfvertrouwen; een echte ‘confidence builder’.

Uitnodiging tot co-creatie

Vertrouwen in bewezen deskundigheid ligt ook aan de basis van de keuze van Smart SharePoint Solutions om tot co-creatie te komen met Rob van Gerven. Lang voordat hij met zijn Praktisch Risico Management begon leerde hij Salomons al kennen als collega: “Ik werkte destijds bij Stokvis als Treasurer en André was toen controller bij één van de werkmaatschappijen.” Salomons: “We hadden in die tijd vrijwel dagelijks contact. Daardoor is wederzijds het vertrouwen gegroeid in elkaars kunnen. Omdat ik voortdurend op zoek ben naar vakkennis die complementair is aan de vakkennis die wij in onze andere business apps hebben, heb ik Rob gevraagd wat hij vond van het idee om op het gebied van planning en risicomanagement zijn kennis in te brengen.” Van Gerven: “Na een eerste kennismaking met Financial Suite® kwam ik al snel tot de conclusie dat ik dat een heel goed idee vind. Ik adviseer dagelijks bedrijven, meestal financiële instellingen, over risicomanagement en daarnaast geef ik les aan een aantal HBO en post-HBO opleidingen. Dit co-creatieproject biedt een fantastische mogelijkheid om heel veel ‘gestolde kennis’ op een nuttige manier te gebruiken in bedrijven waar ik nu niet kom, gewoon omdat ze in een ander marktsegment zitten.” Salomons: “We mikken met onze eerste budget- en cash flow planningtool op een introductie medio volgend jaar. Die zal dan vooral geënt zijn op handelsbedrijven. De volgende wordt er dan één voor productiebedrijven. En als we die twee hebben gecombineerd voor gemengde bedrijven, komt ook het consultancybedrijf aan bod.”

Zo bouwt Smart SharePoint Solutions op basis van co-creatie voort aan een steeds omvangrijker suite aan kennisintensieve productiviteitstools. Salomons weet inmiddels dat het co-creatieconcept uitstekend werkt: “Het eerder door ons geïntroduceerde Legal Platform®, met contractmanagement, intern handelsregister en case management, is een co-creatie van ons met Mr Bernard Noorduyn van Noorduyn Bedrijfsjuridische Dienstverlening. En het Quality Assurance Platform is een co creatie van Smart SharePoint Solutions met Ray Wijn van QA – criteria. Ik nodig ook andere potentiële co-createurs met veel plezier uit om met ons te werken aan complementaire business apps, zoals we ook doen op gebieden die aansluiten met onze huidige apps in Financial Suite®.”