Living in the fast (close) lane is tegenwoordig het devies. Met minder mensen meer doen dus, of met dezelfde mensen meer en sneller hetzelfde doen en ook nog eens meer tijd besteden aan Business control. Dat kan toch niet, is een veelgehoorde reactie. Maar hoe doe je dat als je nog zoveel waarde toekent aan Excel om de taken met je team te delen bij een periode afsluiting? Je kunt absoluut meer tijd vrijmaken. Lees daarom eens op je gemak dit blog door om te zien hoe je meer tijd vrij maakt voor alle zaken die op een finance afdeling kunnen spelen. Je gaat het pas zien als je er op gaat letten!
Shift happens
Op een financiële afdeling worden veel taken uitgevoerd. Alles moet sneller en beter. Dat is een geweldige opgave met de crisis en een druk op snellere, maar nog steeds accurate informatie, die bij voorkeur eenduidig en eenvoudig leesbaar moet zijn. Tegelijkertijd moeten ad hoc onderzoeken worden uitgevoerd, ad hoc vragen worden beantwoord, moeten leden van het finance team deelnemen aan allerlei teams in jouw organisatie, moeten ze deelnemen in projectteams en moet nieuwe software worden geïmplementeerd. Oh ja en tussendoor moet je de cash flow prognose maken om te weten of je binnen de financiering kunt blijven.
De finance manager vergelijk ik daarom wel eens met een dompteur of jongleur in het circus. Het zou handig zijn om als organisatie een schaalbaar finance team tot je beschikking te hebben. Net zo schaalbaar als de software die nu op de markt is. Dat is echter niet het geval, dus zal de finance afdeling moeten snijden in eigen werk. Of het werk van het Finance team slimmer organiseren. Wat moet je doen? Kijk eens of je geld kunt verdienen/besparen met het gebruik van FinancialClosing software.
Financial closing
Financial closing software is over het algemeen nog niet zo bekend in Nederland. Vermoedelijk is dat één van de redenen waarom organisaties zo lang vasthouden aan Excel lijstjes en file shares. Hier is voor veel organisaties veel winst te behalen. Meer dan 60% van de Nederlandse organisaties, ook grote, gebruiken voor afsluiting, budgettering en prognoses nog een Excel gestuurd houtje touwtje proces. Mag je dat dan een proces noemen? Er zijn veel voordelen te behalen als je het eigen afsluitings proces eens goed doorneemt en analyseert wat er beter kan, welke tools je kunt inzetten en hoe groot de beloning voor jouw organisatie kan zijn als je dit type tools gaat gebruiken.
Wat is de status van de periode afsluiting?
In veel uitingen van Deloitte, Ernst en Young, PWC en KPMG die over FinancialClosing zijn geschreven en uit eigen waarneming distilleerde ik het volgende beeld. Van kwadrant 1 naar kwadrant 4 dalen de risico’s in het afsluitproces, de daling loopt gelijk met de daling in de doorlooptijd van het proces.
Veel voorkomende situaties bij bedrijven
| 1. Afsluitproces met het hoogste risico, handmatige afsluiting | 2. Iets geavanceerder: Hoog risico, iets minder kwetsbaar |
| Voornamelijk handmatig opgezet | Deels handmatig opgezet, beter georganiseerd |
| Deadlines op een te hoog niveau, geen details | Strakke coördinatie voor uitvoering van taken |
| Groot aantal uit te voeren taken | Uitkomsten van transactiesysteem in transactiesysteem gecorrigeerd |
| Groot aantal beheersmaatregelen | Analyses van key risico’s |
| Groot aantal Excel takenlijsten als checklists | Reviews van deze risico’s |
| Afsluittaken gericht op mitigeren van de hoge risico’s | |
| Prioriteit op deze hoge risico’s Monitoren van alle taken, helaas met Excel |
Verbeterde situatie en ultieme situatie
| 3.Minder risico door doorvoeren van verbeteringen van het closing proces | 4. Ultieme situatie: het optimale proces voor fast close m.b.v Financial closing software |
| Hoge graad van automatisering in het closing proces | Hoge graad van automatisering in het closing proces |
| Strakke coördinatie voor uitvoering van taken | Groot volume aan geautomatiseerde transacties |
| Invoering van preventive i.p.v.detective controls | Groot aantal controles – preventive and detective |
| Focus op review van controls op high risk taken | Veel checklists op uitgevoerde beheersmaatregelen |
| Gebruik van uitgebreide set van analyse tools | Software die het proces verregaand ondersteunt en richting geeft aan het proces |
| Afsluittaken gericht op mitigeren van hoge risico’s | Continue bewaking op uitvoering van de controls |
Als je deze stappen hebt doorlopen, dan heb je de volgende doelen bereikt:
- De doorlooptijd en afwerking van akties in het proces geven bovenstaand beeld
- Doorlooptijd van je Financial closing process is aanzienlijk teruggebracht. Je kunt nu in 5 dagen afsluiten, Vergelijk dit met de huidige doorlooptijd
- Je hebt de risico’s van je Financial closing proces serieus terug weten te brengen
- Je hebt een kwaliteitsslag weten te realiseren.
- Je hebt het proces nu beschreven en gedocumenteerd
- Je hebt een reductie van de doorlooptijd bereikt waardoor jouw team meer tijd heeft gekregen om de taken van business control uit te voeren, zonder dat de afdeling uitgebreid hoeft te worden
- Je hebt met punt 4 de mogelijkheid om in geld je besparing uit te drukken.
Hoeveel heb je weten te besparen met een professionele Financial Closing oplossing?
Dat kan je als financial makkelijk uitrekenen. Als jij met 5 mensen aan een closing in situatie eerst 15 dagen full time werkte aan de Financial closing en daar nu 5 dagen over doet, dan heb je dus 50 dagen per Financial closing bespaard. Op jaar basis voor 1 bedrijf is dat dus 600 dagen. Heb je een holding met 10 deelnemingen dan bespaar je de organisatie dus 6000 dagen! Vind je het gek dat die Amerikaanse bedrijven focussen op de fast close?
7 tips voor de optimalisatie van de periode- en jaarafsluiting
- Verschuif de niet-kritische afsluitingstaken van het closing proces naar de periode voor de closing. Voorbeeld: Bereid je specificaties voor zodat je alleen maar kleine aanvulling hoeft te doen.
- Repareer problemen in de processen en wacht niet tot de closing. Voorbeeld, corrigeer foutieve transacties direct in je transactiesysteem.
- Maak onderscheid tussen management reporting en financial reporting. Voorbeeld er zijn rapportages aan het management die kunnen wachten totdat je klaar bent met de financiële rapportage.
- Formuleer je procedures duidelijk naar toeleveranciers van informatie, denk aan debiteuren, logistiek, verkoop etc. In een Financial Closing systeem kan je de afspraken goed als taak vastleggen en op het individuele taken dashboard van de medewerkers laten verschijnen.
- Betrek je toeleveranciers bij het project
- Financial Closing is een high risk project en heeft dus een projectleider nodig. Zorg voor een goede projectleider die eindverantwoordelijk is voor het proces en dit proces kan begeleiden en bewaken.
- Geef het project team en project manager de juiste Financial Closing tools en stap af van die eeuwige Excel lijstjes.
Vraag, kan je nu van situatie 1 direct overstappen naar de ideale situatie?
Ja dat kan zeker. Er zijn Financial Closing systemen die alle taken in zich hebben en je direct bij installatie het volledige afsluitingsproces opleveren. Het is dan wel zaak om met de leverancier om tafel te zitten zodat je zijn kennis kunt toevoegen aan je eigen kennis. Sommige Financial Closing oplossingen leveren aansluiting op SAP e.d. mee, andere sluiten aan op documentenbeheer.
Moderne systemen zijn direct te implementeren, zodat je bij de volgende closing direct al operationeel kunt zijn. Kijk maar eens naar dit voorbeeld van FastCloseManager, je kunt dit snel implementeren. Mocht je bij een deelneming van een concern werken, raadpleeg dan eerst corporate of groeps control. Mocht je nog vragen hebben over dit onderwerp?
Neem gerust contact met mij op. André Salomons is eigenaar van Financial Suite®, productiviteitssoftware voor organisaties.
(2138)
Deze post is ook beschikbaar in/Also available in: Engels
Gedeeltelijk ben ik met bovenstaand artikel wel eens. Het probleem bij de meeste bedrijven is echter dat het management geen idee heeft hoe een financieel rapport er uit moet zien.
Mijn ervaring is dat je eerst met gedegen voorbeelden en rapportages moet komen om er voor te zorgen dat het management zich af gaat vragen welke (stuur-)informatie zij nu eigenlijk nodig hebben om de omschakeling te maken van sturen op “gevoel” naar sturen met argumenten.
Excel is door zijn flexibiliteit een uitstekend instrument om snel tot een rapportage te komen waarmee je in gesprek kan met een leverancier van Financial Closing programma’s.
En naar mijn mening niet eerder, een rapportage ook geleverd door moderne Financial Closing programma’s die niet aansluiten op de vraag van de directie is een van de meest voorkomende reden waarom een programma snel weer overboord gezet gaat worden.
Beste Frans, Financial closing programma’s hebben tot doel de planning en control cycli te ondersteunen. Zo heb je onze tooling http://www.smartsharepointsolutions.nl/nl/finance/financialclosing.aspx, maar heb je ook tooling van andere partijen. Geen van deze toolsets bemoeit zich met de inhoud van de rapportages, dat is voorbehouden aan de dienstdoende financieel manager , controller of anderzijds.
Voor het beheren van de finance cycli is Excel zelfs uitermate ongeschikt. Excelsheets met specificaties analyses etc. kunnen worden ondergebracht in de closing tool op een manier dat ze eenvoudig terug te vinden zijn en je daar efficient mee kunt werken.
Procesbeheer vindt dan op een professionele manier plaats.
De keuze van de directie zou zich m.i. het beste kunnen richten op de vraag of ze hun proces willen borgen en willen versnellen met een goed en adequaat tool.
Als het tool op de juiste wijze wordt ingericht, over de juiste sponsoren beschikt en de gebruikers getraind worden, is er weinig reden om het tool aan de kant te schuiven.
Tot slot de vraag: met welk closing tool heb je gewerkt?