Het leven van de controller wordt steeds gecompliceerder. Zakelijk en privé lopen steeds meer door elkaar. Het gebruik van smartphones, zoals de Blackberry en IPhone, zorgt ervoor dat een controller zelfs in bad kan worden gestoord door een email van een collega uit een andere tijdzone.

Ook het feit dat geïntegreerde zakelijke software resulteert in het feit dat je niet één maar duizenden boekhouders kunt hebben, zorgt ervoor dat, als je je niet inspant, constant bezig moet zijn met controle, controle en nog eens controle. De uitgebreide acceptatie van ERP of soortgelijke software heeft er toe geleid dat het aantal boekhouders exponentieel is toegenomen.

Daar waar eerst een journaalpost in de boekhouding door de boekhouder werd gemaakt naar aanleiding van een transactie, is het nu realiteit dat iedere transactie voor een journaalpost door ongekwalificeerd boekhoudkundig personeel in het systeem komt. Een verkeerde btw-code aan een grootboekrekening gekoppeld, kan zelfs bij het boeken van de factuur waar een afwijkend btw-percentage op staat tot fouten in de aangifte leiden.

Bij Amazon of Bol.com leidt iedere internetbestelling tot een proces met diverse journaalposten. U begrijpt dus wel dat de parameters bij inrichting een veel belangrijker item in de controleketen zijn geworden en ook gedurende de uitvoering controle behoeven, bijvoorbeeld door exception reporting. En dan ga ik nog maar even voorbij aan ‘Het nieuwe werken’.

Het nieuwe werken

Sommige controllers denken bij ‘het nieuwe werken’ dat er informatie ongecontroleerd de deur uitgaat. Het tegendeel is waar. Kon iedereen in het verleden onder de dekmantel van thuiswerken even een document afdrukken en meenemen om thuis te werken, of zelfs e mailen naar het eigen e-mailaccount, nu kan je met software zoals Google apps, SharePoint, Lotus Notes et cetera vanuit thuis inloggen en houdt het systeem keurig bij wie er op welk tijdstip heeft ingelogd en welke documenten zijn gelezen en/of bewerkt. Het is dus maar hoe je naar controls wilt kijken.

Het ‘nieuwe werken’ wordt steeds belangrijker. Nu denkt men nog steeds dat het een hype betreft, bedacht door bedrijven als Microsoft, Amazon enzovoorts, maar de feiten zijn anders. Denkt u dat LinkedIn nog op een eigen servertje draait? De grote partijen hebben allemaal een SAS 70-verklaring en gaan op professionele wijze om met hun databeleid. Data uit Europa draait bij Microsoft in de cloud in Ierland en Nederland en niet in Amerika. Bij Azure wordt dit ook al getoond als je er meewerkt, de andere software zal volgen.

In de wolken?

Nu speelt het voorzichtigheidsbeginsel nog een sterke rol bij controllers en dat leidt tot aanpassingen door de software leveranciers en dat is goed. Maar is het niet zo dat met alles wat er nu in ons vak gebeurd ook aarzeling heeft bestaan? Wat denk je in deze context van elektronisch boekhouden, shared service centers met een centrale server waarop werd ingelogd, et cetera. Ook hier werd nagedacht over de controles, voordat het massaal werd omarmd. Het is een kwestie van tijd, dat de Cloud volgt. Er moeten wel rainmakers zoals Microsoft, Amazon aan te pas komen. Maar de controller heeft de paraplu paraat.

Conclusie

Een moderne controller kan niet zonder goede controls om ‘in control’ te zijn

http://www.controllersmagazine.nl/weblog/4199/vacatures.html

(481)

Deze post is ook beschikbaar in/Also available in: Engels