Het ‘In Control zijn’ is hierbij gerelateerd aan een organisatie en dus niet specifiek gerelateerd aan de rol van de controller. Uiteraard is de controller een belangrijke speler in de wijze en mate waarop een organisatie ‘In Control’’ kan zijn. Kennis van de bestaande bedrijfsrisico’s, risicobeheersing, risicotoleranties en zwarte zwanen zijn hier de belangrijkste factoren die bepalen of je als organisatie ‘In control’ bent. Externe factoren en innovaties in een organisatie brengen nieuwe risico’s met zich mee, waarvoor nieuwe mitigerende maatregelen in de vorm van preventieve of detectieve controls moeten worden getroffen om deze risico’s af te dekken.

‘In control’ begint bij eigen planning en control proces   De controller speelt een belangrijke rol in de ‘In Control’ keten. Deze rol is sterk afhankelijk van de omvang van de organisatie waarin gewerkt wordt. Maar als we focussen op de eisen die een MCS aan een organisatie stelt en daar de huidige control processen naast leggen, dan zien we dat deze nog te veel gebaseerd zijn op comfort. Hoe langer het dienstverband van de controller, des te gedateerder is het control systeem, dat veelal uit gedeelde mappen en excelsheets bestaat.

In veel te weinig gevallen hebben controllers zich gerealiseerd dat zij jaarlijks ongeveer 20 projecten runnen rondom de periode afsluiting, budget, prognose en meerjarenplannen. Managen van deze projecten vraagt dan om een beter gestructureerde aanpak. Toepassing van documentenbeheer en taakmanagement-systemen kunnen fundamentele bijdragen leveren aan het ‘In control’ zijn van hun organisatie. De bijdragen van dit type toepassingen zijn zowel kwalitatief als kwantitatief.

Externe factoren en innovaties, hoe beheers je de risico’s?

Een onderneming hoort zich voortdurend aan te passen en ideeën te ontwikkelen. Dat geldt zeker in deze tijd van crisis en schaars werkkapitaal. Door constante verandering in de organisatie en externe invloeden hoort een organisatie zich altijd aan te blijven passen om een overlevingskans te behouden. Zo hoort de bedrijfsleiding In een bedrijf altijd bezig te zijn om nieuwe kansen te zien of te creëren. In dit creatieve proces wordt de controller zelden geraadpleegd. Dat is helaas een fact of life.

Hoe vaak de controller ook zegt dat het zinvol geweest was als om er in een eerder stadium bij betrokken te zijn als er weer iets werd ontwikkeld. En hoe zinvol het ook was geweest dat je een rol had kunnen spelen om fouten te voorkomen, het zal niet gebeuren! Dat betekent een gemiste kans voor organisaties, omdat controllers vaak door hun kritische kijk op de zaken risico’s zouden kunnen identificeren. Dat betekent dat vanaf de aanvang al mitigerende maatregelen kunnen worden genomen. Beheersing bereik je dus door betrokkenheid van meerdere key bedrijfsrollen bij innovatieprocessen.

Kun je als controller voorkomen dat je wordt uitgesloten?

Nee, dat kan helaas niet. Er zijn wel enkele strategieën die je als controller kan ontwikkelen om ‘in control’ te blijven voor jouw onderdeel. Blijf alert, kom uit je ‘hok’, loop rond en luister, Management by ‘Walking around’ als strategie dus. Daarnaast is het belangrijk dat je de rol van controller stevig neerzet, zodat niemand om je heen kan. Je doet dit door je expertise, ervaring kunde en te werken aan je empatisch vermogen.