Zelden was een business case zo duidelijk. Nadat eerder de CFO’s de voordelen hebben ontdekt van Fast Close zijn er nu signalen dat ook de controllers deze methode voor het snel afsluiten van periodes omarmen. Een controller hoef je immers niet uit te leggen dat een reporting cycle van 5 dagen veel minder geld kost dan een reporting cycle van 15 dagen. Met het inkorten van een reporting cycle maak je al gauw 65.000 euro uit dit proces vrij! Tot mijn verbazing blijkt dat meer dan 60 % van alle organisaties meer dan 15 dagen gebruikt om te rapporteren.

Wat is Fast Close?

Fast close is het snel uitvoeren van het rapportage proces om snel over relevante stuurinformatie te kunnen beschikken. Wat is snel en wanneer behoor je tot de besten? Je hoort bij de besten als je in staat bent om je maandresultaten binnen 5 werkdagen, je kwartaalresultaten binnen 20 werkdagen, je jaarresultaten binnen 30 werkdagen en je budgetcyclus binnen 30 dagen afgerond te hebben. In de VS, UK en bij beursgenoteerde bedrijven is Fast close al praktijk.

Waarom stapten controllers niet eerder over op Fast Close?

Een controller heeft het altijd druk. Daardoor nemen ze helaas te weinig tijd voor zelfreflectie. Doe ik de dingen goed of doe ik wel de goede dingen, zijn dan belangrijke vragen. Zaken die tot de dagelijkse werkzaamheden horen en vaak als excuus worden aangedragen bevestigen min of meer dat de controller op die momenten niet boven zichzelf uitstijgt en de waan van de dag overheerst. Ik wil graag een aantal, vermoedelijk herkenbare, voorbeelden geven.
Ik hoorde regelmatig deze antwoorden op de vraag, waarom een organisatie nog geen Fast Close heeft geïntroduceerd.

– We snappen het nut van Fast Close, maar we wachten tot alle bedrijven over zijn op dezelfde ERP software. We kunnen dan tot een uniforme closing komen.
– De mensen die de implementatie zouden moeten doen, zitten vast in een project.
– Fast Close is een project dat 8 tot 18 maanden duurt.
– Wij hebben zelf geen tijd om Fast Close te implementeren omdat we iedere maand 15 dagen met de maandrapportage bezig zijn.
– Als we dagen uit de reporting vrijmaken komt onze eigen baan in gevaar.
Als je de antwoorden objectief beoordeelt dan zie je dat er redenen worden aangevoerd, die op zich geen redenen hoeven te zijn om Fast Close niet te implementeren. Het effect van deze excuses is dat jouw organisatie, als de reporting cycle langer dan 5 dagen duurt, teveel geld vast heeft zitten in dit proces en deze som geld voorlopig niet vrijmaakt.

Zijn de argumenten nog actueel?

In principe nee of gedeeltelijk. Een risico analyse brengt hier duidelijkheid.
– We wachten tot het laatste bedrijf over is. Risico is dat er voortdurend uitgeteld wordt. Dit kan als gevolg van uitlopen van de implementatie, aanschaf van een nieuw bedrijf etc. Gevolg is de kosten blijven vast zitten in de reporting cycle.
– Dezelfde mensen doen alle projecten. Als je het lef hebt om de cirkel te doorbreken krijg je opeens veel meer mensen tot je beschikking die je weer voor andere zaken, w.o. Business control en projecten kan inzetten. Risico: deze mensen gaan van project naar project, voor je het weet doen ze weer een ander project en is de kans op Fast close in deze setting verdwenen.
– Fast Close is een project dat 8 tot 18 maanden duurt. Dit is gebaseerd op talloze presentaties van de BIG4 en consultantsorganisaties. Risico: als je geen kennis hebt van nieuwe methoden neem je de uitingen van deze bureaus als waarheid aan en je zal in deze tijden zeker geenproject van 8 tot 18 maanden starten. Dit principe is achterhaald, je kunt nu in enkele dagen voor je gehele organisatie ongeacht het aantal deelnemingen een closing cycle implementeren.
– Wij hebben geen tijd, onze rapportage cyclus duurt 15 dagen of meer. Dit spreekt voor zich. Risico: met deze redenering zal je nooit een versnelling kunnen realiseren.
– Gevaar voor eigen baan. In de praktijk heb je dit in eigen hand. Je argumenten kunnen zijn: dan hebben we meer tijd voor analyses, business control, projecten etc. Risico: mocht je leidinggevende met het idee komen, dan loop je een groter risico dan dat jezelf het initiatief neemt.

Zorg dat de bedreigingen bij implementatie van Fast Close onder controle zijn

Essentieel voor Fast Close is het sponsorship van de CEO en CFO of gelijkwaardige functies. Het reporting proces is een high risk proces waar veel geld in vastzit, waardoor het in ieders belang is dat het proces slaagt. Het ontbreken van deze sponsoren is een serieus risico. In de praktijk is er altijd wel 1 bedrijf in de groep waar de automatisering van het basis proces nog niet op orde is. Minstens zo belangrijk is de communicatie. Die moet vooraf, tijdens en na het proces zeer zorgvuldig zijn. Belangrijk is dat je als organisatie met de medewerkers de gezamenlijk behaalde resultaten regelmatig deelt.

Feiten over Fast Close

Uit een onderzoek van CFOKnowledge kwamen de volgende resultaten. Op de vraag of organisaties hun rapportages zouden kunnen versnellen gaven de meeste geraadpleegde organisaties op dat ze in staat zouden zijn om hun reporting cycle nog eens met 40% te versnellen. Op de vraag “waarom is het belangrijk om sneller af te sluiten?” antwoordde 44% dat er nu meer tijd voor analyses was, 31% gaf aan dat er veel geld uit het rapportage proces is vrijgekomen, 25% was blij met de snellere informatie. De redenen voor trage afsluiting waren dat 40% veroorzaakt werd door de vele review lagen, 35% door gewenste details in de consolidatie en de rest hield zich bezig met analyses en correcties van fouten. Hier is het geheim van de organisaties die sneller gingen rapporteren en hun klanttevredenheid verhoogden: 86% gebruikte hiervoor een geautomatiseerd proces. Kijk hiervoor eens op FastCloseManager  of kijk op deze link.

Conclusie

Hopelijk is dit artikel voor jou de aanleiding om Fast Close voor 2014 op de agenda te zetten, dit in het geval datje nog niet in 5 dagen rapporteert natuurlijk. Mocht je controller zijn en Fast Close niet op de agenda zetten en Fast Close ook nog niet toepassen, dan wil ik graag met je kennis maken.

Gepubliceerd op CMweb.nl  http://cmweb.nl/2013/12/controller-ontdekt-de-voordelen-van-fast-close/

(1018)

Deze post is ook beschikbaar in/Also available in: Engels