Controllersfunctie bestaat nog, toch??

Ons vak is danig aan wijzigingen onderhevig. En de wijzigingen gaan snel. Belofte maakt schuld. Vijf jaar geleden schreef ik dat de controllersfunctie over vijf jaar verdwenen zou zijn. Prof. Arco van der Ven reageerde hier op in het blad ControllersMagazine. Het is nu tijd voor een evaluatie.

Mijn statement ging niet over de naam controller maar over de inhoud van de werkzaamheden, de functie dus. ‘Automatiseringstrends en de crisis van afgelopen jaren zorgden voor afnemende vraag naar controllers’, stelde ik in mei 2013.

Inmiddels zien we dat de vraag om meerdere redenen is toegenomen, maar dat de vraag nu over een ander type controller gaat dan toen. Ik zal enkele redenen benoemen: de groei van de economie, het uittreden van de oudere generatie controllers en de immer stijgende mogelijkheden van automatisering.

Het accent van mijn blog lag in mei 2013 op automatisering. De stellingen van toen, die onder dit nieuwe blog zijn opgesomd zijn allemaal werkelijkheid geworden. Er zijn er zelfs automatiseringsmogelijkheden bij gekomen zoals artificial intelligence (AI) en blockchain. Het ziet er naar uit dat deze twee ontwikkelingen een verdere uitholling van de toenmalige functie betekenen en tot een verdere efficiencyverbetering zullen leiden.

Automatisering

Ik wil hier de trends in automatisering binnen de financiële kolom van organisaties die ik toen zag nog eens tegen het licht houden en mijn conclusies aanpassen.

Orders en verkopen:

Mei 2013: ERP-software met volledige procescontrole heeft, mits het pakket vanaf het begin goed is ingericht, veel controletijd weggenomen bij de controller. Controllers hoeven aan dit primaire proces niet veel meer te doen als het goed is ingericht.
Mei 2018: Een trend die ik hier zie is ‘self billing’. Kijk naar Bol.com en andere webwinkels waar je in feite zelf de factuur maakt als je iets koopt. Ook zzp-ers hebben nu vaker met self billing te maken.

Boeken van bankmutaties:

Mei 2013: Het proces van het apart inboeken van bankmutaties is dankzij automatisering bij de banken en vernieuwingen in de ‘boekhoud’ software vervallen. Betalingen en ontvangsten gaan rechtstreeks het eigen systeem in, slechts uitzonderingen hoeven te worden verwerkt.
Mei 2018: Bankapps zoals Grip, Tikkie en overboeken en ontvangen kunnen allemaal via de smartphone en maken het leven makkelijker. Op dit moment zijn de transactie in Tikkie nog gemaximeerd tot 750 euro en nog niet voor zakelijk gebruik bestemd. Voor de automatische verwerking van bulkbetalingen moet nog een oplossing gevonden worden om deze ook automatisch te kunnen verwerken.

Verwerking van ingekomen facturen:

Mei 2013: E-facturatie. De ingekomen facturen worden gescand en automatisch verwerkt in de crediteurenadministratie. Betalingen van goedgekeurde facturen is hiermee sterk vereenvoudigd. Beide processen zijn ook in zijn geheel uit te besteden aan derden.
Mei 2018: Facturen die met UBL worden verstuurd, kunnen gelijk in je systeem herkend worden en via een worklfow worden goedgekeurd nadat je software de koppeling aan de inkooporder heeft gemaakt.

Loon en salarisverwerking:

Mei 2013: Personeels- en salarisadministratie zijn geautomatiseerd, alleen proces-, aansluitings- en volledigheidscontroles moeten worden uitgevoerd; dit hoeft niet per se door de controller gedaan te worden.

Mei 2018: Proces van verwerking loonjournaalposten direct in je systeem is nog niet overal doorgevoerd, tenzij je een pakket hebt als bijvoorbeeld Exact online en daar ook de lonen in verwerkt.

Met SBR gaat de wereld open:

Mei 2013: Belastingaangiften, deponeren van jaarrekeningen, alles wordt digitaal en daarmee worden een heleboel menselijke handelingen vermeden.
Mei 2018: De overheid initieerde, maar maakte het nog niet af. Bij de deponering via SBR bij de Kvk worden ook nog niet alle mogelijkheden benut!! Deponeerde je vorig jaar, dan verwacht je de cijfers en toelichting voor ingevuld te zien. Helaas, je moet alles weer invullen, ook de cijfers van vorig jaar. Koppelingen met boekhoudpakketten zijn er ook nog niet.

Documenten- en takenbeheer in het primaire proces van planning en control:

Mei 2013: Processen voor het effectief beheren van documenten in de financiële kolom zijn ook geautomatiseerd en kunnen out of the box worden aangeschaft. Vervanging van shared drives en shared folders door professionele oplossingen dragen direct bij tot efficiencyverbetering. Denk hierbij aan Office 365, SharePoint online, AWS, Azure, et cetera.
Mei 2018: Veel controllers missen hier nog de boot en houden vast van de comfortabele shared drives en Excel sheets. Ze zien(nog) niet dat gebruik maken van nieuwe methoden leidt tot zelfontplooiing en waardecreatie voor henzelf.

Balansdossier en accountantswerkzaamheden:

Mei 2013: Programma’s als Financial suite®, Runbook e.a. dragen bij om planning- en controlprocessen transparant te maken. Met de interne controles en de documenten van het digitale balansdossier die in deze programma’s zijn belegd, ben je in staat om zonder Exceltoepassingen je fouten te zien, toekomstige fouten te voorkomen en continu te verbeteren.
Mei 2018: Ook hier gaan de ontwikkelingen snel. Kijk bijvoorbeeld naar software als Fast Close Manager en Blackline.

Elektronische verwerking van het jaarverslag:

Mei 2013: digitalisering van dit proces bespaart veel tijd, de gegevens stromen naar het online jaarverslag en hoeven ofwel moeten alleen nog gecontroleerd te worden.
Mei 2018: Kijk bijvoorbeeld naar MLE en andere software waarmee je complete jaarrekeningen kunt maken.

Big data, AI en blockchain:

Mei 2013: Ieder bedrijf krijgt hiermee te maken, het is de analyse van schijnbaar ongestructureerde data waaruit je analyses maakt om je klanten te beïnvloeden.

Mei 2018: Blockchain en AI maken gebruik van alles dat onder andere door big data beschikbaar komt.

Het dashboard van de financiële omgeving:

Mei 2013: Hier gaat veel veranderen, omdat de statische en periodieke controles aangevuld ofwel vervangen kunnen worden door een proces van continuous monitoring, waarbij je alleen nog hoeft te reageren op de uitzonderingen, de accountant staat te trappelen om dit proces van de organisatie over te nemen.

Mei 2018: CXO cockpit, KPI dashboards en dergelijke zijn volop beschikbaar, zo ook bij online boekhoudpakketten als Exact Online. Maak er gebruik van, maar doe dat met mate, maximaal vijf items per scherm is wat een mens in één oogopslag kan verwerken.

Conclusie

Mijn conclusie destijds was:

Mei 2013: ‘Dus, als de controller de zaken op de rit heeft en in control is, kan zijn functie vervallen, delen kunnen worden overgenomen door andere mensen met andere rollen in de organisatie. Overzicht van het proces kan naar ICT, zij hebben immers de tools om alles te monitoren ;).
Mei 2018: Die conclusie staat voor het overgrote deel overeind, maar behoeft aanvulling.

De huidige controller zou een analist met veel empathie moeten zijn, die zijn omgeving begrijpt en kan ondersteunen. Kortom een conflict in persoonlijkheid. Een cijferpersoon is goed in cijfers en, ik generaliseer, heeft vaak niet zo veel op met de menselijke factor. Hij of zij is de Alien in de organisatie, die vaak niet begrijpt dat hij of zij niet wordt begrepen.

De enige remedie is verdere zelfontwikkeling op het gebeid van empathie en het snel leren om nieuwe technologieën te snappen en te implementeren. De functie van controller blijft bestaan , maar de inhoud is sterk gewijzigd.

André Salomons is Fast Close manager, Fast Close & SharePoint consultant en trainer en docent van de cursus Fast Close van NIVE Opleidingen.