Deel10 – Rendement van ongehoorzaamheid

Zijn financials synoniem aan regels? Wat was het leuk om vroeger ongehoorzaam te zijn. Als je ongehoorzaam was, wist je bijna zeker dat er iets zou gebeuren. Hoe vaak vertelden jouw ouders dat je gehoorzaam moest zijn en de regels respecteren? Nu ben je ouder en misschien zelf ouder en weet wel beter. Regels werken soms (helemaal) niet. Enkele voorbeelden uit de dagelijkse werkomgeving op een rijtje:

1.      Definitie

Als je over regels schrijft, kan het verhaal alle kanten opgaan. Om dat te voorkomen is de definitie die voor dit blog gebruikt wordt de volgende:

“Regels zijn vastgelegde afspraken tussen twee of meer belanghebbende partijen”

In dit blog gaat het met name over afspraken tussen een organisatie en haar werknemers en opdrachtnemers.

2.      Regels werken niet (meer)

Het is logisch dat niet werkende regels door weldenkende mensen worden genegeerd. Mensen die klakkeloos de verouderde en niet meer werkende regels volgen, kunnen zelfs schade aan de organisatie berokkenen.Wiens schuld is dat dan, de ongehoorzame mens of de mens die de regels niet(tijdig heeft aangepast?We neigen in ons antwoord altijd naar het verkeerde antwoord, de mens die in overtreding is, nietwaar? Waar ligt de oorzaak, is de vraag die je moet stellen.

3. Regels zijn nooit actueel

Actueel houden van afspraken op een plek waar iedereen er kennis van kan nemen, is als vechten tegen de bierkaai. Dat komt omdat de afspraken actueel houden een iteratief proces is in een lerende organisatie.Continue de afspraken blijven bijwerken is zinloos. Een regelmatige periodieke aktie kan veel effectiever zijn. Houd in gedachten dat als de nieuwe regels net op het intranet staan, er weer symptomen kunnen zijn dat de werkelijkheid anders is. Niemand, behalve de AO/Ic-specialisten, houdt van AO/IC. Het is geen doen om regels dagelijks actueel te houden.

4. Nieuwe regels zijn niet efficiënt

Het komt voor dat regels op kantoor bedacht worden, zonder dat er overleg is geweest met de betrokkenen. Mislukking gegarandeerd!

5. Beschreven afspraken kunnen nooit volledig zijn, de kracht van het informele circuit

Als alle afspraken beschreven zouden zijn, dan zou de organisatie met directe ingang niet meer kunnen functioneren. Wist jij dat de informele circuits er door middel van workarounds er voor zorgen dat de organisatie blijft werken ondanks niet functionerende of slecht beschreven regels? Dit komt aan de oppervlakte wanneer werknemers die deel uit maken van het informele circuit jouw organisatie verlaten. Je zult direct zien dat een proces niet meer werkt.

6. Nieuwe regels komen te laat

Als het kalf verdronken is, dempt men de put kan je hier stellen. Je kunt pas goed functionerende regels opstellen als er activiteiten zijn en zich blijven ontwikkelen. Dat houdt ook in dat er zaken in gang worden gezet zonder dat alle gevolge bekend zijn. Een voorbeeld is de sleepwet. Er is vaak aangegeven dat de overheid misbruik kan maken van de data door alles binnen te halen. Nu heeft de overheid er een handje van om niet naar dit soort opmerkingen te luisteren. Dus de wet kwam er en hé, nu dreigt het opeens toch mis te gaan. De regels worden nu misschien pas aangepast aan de actuele situatie.

7. Wetgeving

Wetgeving is een mooi voorbeeld van vastgelegde regels. Het komt nog steeds voor dat de rechtspraak nog met wetten uit de 19e eeuw moet werken, omdat herziening of veel geld kost of veel inspanning vergt. Is de wetgeving omtrent internetzaken actueel? Nee natuurlijk niet. Elke dag zijn er zaken die aanpassing behoeven. En in dit geval is aanpassing vereist om criminelen te kunnen veroordelen. In het bedrijfsleven geloof ik niet zo in vastleggen van “snel verouderende” regels. Ik geloof meer in het benoemen van risico’s en het actueel houden van de mitigerende maatregelen naast de afspraken over beschikking der middelen.

8. Geen zin om de regels te volgen

In de praktijk zien we regelmatig dat regels als gevolg van bovenstaande punten niet gevolgd worden en er ook geen informele afspraken komen. Dat is luiheid, waar je jouw organisatie geen dienst mee bewijst.

9. Welke regels moet je altijd volgen

De fatsoensregels, respect en omgangsvormen moeten ten alle tijden en door iedereen zonder uitzondering gevolgd worden. Ontbreken deze, dan is er nies meer mogelijk en loopt alles stuk. Hier is geen rendement op ongehoorzaamheid van toepassing.

10. Conclusies

Het rendement van ongehoorzaamheid is dat regels genegeerd kunnen worden zodat alles processen in een organisatie kunnen voortgaan ondanks regels.Afspraken, gemaakt in een organisatie, moeten onderdeel zijn van een zich voortdurend aanpassende omgeving die zowel intern als extern kan zijn. Afspraken vastleggen? Prima, maar neem wel de verantwoordelijkheid om deze regelmatig te toetsen en aanpassingen goed en tijdig te communiceren.Naast het maken van afspraken is het zaak om deze zorgvuldig te communiceren in een cultuur waarin de mens die signaleert dat regels niet kloppen dit mag, of zelfs moet kunnen zeggen. Het hoeft geen betoog dat je als organisatie de technische mogelijkheden moet hebben om de afspraken op de juiste wijze te communiceren. Vergeet daarbij niet om mensen waar dat kan ook persoonlijk te informeren door ze regelmatig bij te praten.

Daarnaast kun je regels als de waarderingsgrondlagen, procuratie, autoregelingen en soortgelijke afspraken goed vastleggen omdat de wijzigingsfrequentie zeer laag is.

“Zonder regels gaat het soms beter.”

Dit was deel 10 in het kader van : Als het efficiënter kan, moet je het efficiënter doen. Dit is één van de basis voorwaarden om Slow Close om te zetten in Fast Close.

Dit waren de vorige afleveringen:

https://andresalomons.nl/deel1moetenweweltijdschrijven/

https://andresalomons.nl/deel2-vijf-vragen-voor-jou/

https://andresalomons.nl/deel-3-zes-nadelen-van-sneller-werken/

https://andresalomons.nl/deel-4-elf-voordelen-van-sneller-werken/

https://andresalomons.nl/deel-5-verslaafd-aan-inefficiency/

https://andresalomons.nl/deel-6-nieuw-is-niet-altijd-beter/

https://andresalomons.nl/deel-7-verborgen-kosten/

https://andresalomons.nl/deel-8-waarommoeilijkdoen-kiss/

https://andresalomons.nl/deel-9-tien-feiten-over-iceberg-reporting/

André Salomons is altijd enthousiast over efficiency verbeteringen in processen. Iedere stroomlijning van processen draagt bij aan het realiseren van Fast Close. Hij is auteur van het boek Van Slow Close naar Fast Close, docent Fast Close bij Nive Opleidingen en IFBD , is softwaremaker en enthousiast blogger.met een eigen blog site AndreSalomons.nl met meer dan 125 blogs. Hierin blogt hij over Fast Close, SharePoint, reizen en alles wat zijn enthousiasme heeft gewekt.