Je verwacht het niet, maar toch is het zo. Bewust of onbewust efficiënt? Ik denk dat veel mensen zich niet realiseren dat ze veel effectiever kunnen zijn totdat ze zich van een aantal zaken bewust worden 

Mensen zijn inefficiënt zonder het te weten 

Als je een je een IPhone hebt met besturingssysteem Ios versie 12 dan kun je direct en real time op het eerste scherm de schermtijd zien. Swipe hiervoor op je Iphone of Ipad naar rechts en je ziet deze optie .

En je kunt daarna inzoomen    

Je ziet dan dat deze gebruiker van de 2uur en 3 kwartier online 1 uur en 40 minuten productief is geweest , en een uur niets met het toestel heeft gedaan Je kunt dan nog verder inzoomen om te zien waarmee je bezig bent geweest. Je hebt hier een privéview waarmee je als gebruiker kunt zien of je gedurende werktijd niet teveel tijd aan je smartphone hebt besteed.  

De eerste keer dat ik de getallen op deze schermtijd app zag, vond ik het confronterend hoeveel tijd je overdag tijdens je werk met je Smartphone bezig bent. Sindsdien heb ik mijn gedrag aangepast en pak ik hem overdag zo min mogelijk. Maar als je weet dat een smartphone bezitter ruim meer dan 100 keer per dag op zijn smartphone kijkt viel mij dat niet mee. Ik geef toe, ik was verslaafd en dus overdag niet efficiënt genoeg. Ga je deze confrontatie liever uit de weg dan kan je deze app uitzetten via instellingen. 

Er zullen voor Android telefoons vast ook zulke apps zijn om je te helpen weer efficiënt te worden 

Te laat opleveren, een vorm van terugkerende inefficiency 

Soms zijn we te makkelijk met het overschrijden van samen afgesproken deadlines. We hebben geen inzicht in de kettingreactie die dit met zich mee kan brengen en dus de hiermee gepaard gaande inefficiency. Door te laat op te leveren lokken we een kettingreactie uit. Als jij te laat bent is iedereen daarna ook te laat en wordt het werk in de volgende stap verstoord.  

Een mooie vergelijkbare ervaring had ik deze week op weg naar een korte break in Lissabon. We vertrokken op tijd, onze dochter zou ons naar Schiphol brengen. Maar, alle wegen van zuid naar noord hadden vertragingen van ruim een uur. We besloten om met de trein te gaan. Jammer maar helaas de trein uit Antwerpen was stuk en er was geen vervangende trein. Gevolg was dat we op het vertrek tijdstip aankwamen en mistten dus onze vlucht. Kosten: 2 nieuwe tickets tegen de prijs van de hele break.  

Dit inefficiency effect bestaat ook als een deadline niet gehaald wordt. Dat kan zijn doordat jij afhankelijk was van aanlevering door derden maar  kan ook door je eigen inefficiency In het laatste geval zorg jij er dan voor dat de volgende stappen in de keten inefficiënt worden. De kosten hiervan zijn groot maar niet te berekenen. Stel dat jij deze inefficiency zelf zou moeten betalen, zou je er dan wat aan doen om dit fenomeen te bestrijden?. Remedie:, zorg dat je op tijd oplevert of op tijd communiceert over een vertraging . Dat is efficiënt en effectief. 

Fouten niet voorkomen is inefficiënt 

Stel : je bent bezig met je maandverslag en ziet voor de zoveelste keer dezelfde misser voorbijkomen. Maak jij dan weer automatisch weer “heel efficiënt” dezelfde correctie? Of denk je dat het efficiënter is om de oorzaak op te sporen en het probleem definitief op te lossen reken eens uit hoeveel deze workaround op jaarbasis kost. Maar ja, er zijn van die situaties dat de gekozen oplossing goedkoper is dan de oorzaak weg te nemen. Denk hierbij aan diepliggende softwarefouten.  

Het is echter inefficiënt om deze fout te accepteren en deze melding niet te blijven herhalen. Anderen zullen dan oordelen dat jij het niet belangrijk vindt. Je kan hier zelf een keuze maken. Inefficiënt blijven corrigeren of blijven hameren op een oplossing?. Maak een kosten-baten analyse en neem een besluit 

Dat los ik later wel op 

Ok, de tijd lost veel zaken op, maar als je niet de moeite neemt om iets direct op te lossen dan zadel jij jezelf of anderen op met het probleem. Jij of een collega wordt bijvoorbeeld een maand later met dit probleem geconfronteerd , moet het uitzoeken en oplossen. Dit zijn de 2e en 3e keer dat dit item de revue passeert. Zonde van de tijd, terwijl jij het direct had kunnen oplossen en daarmee inefficiency had kunnen voorkomen. Het probleem dat op die manier veel meer geld kost dan als je het probleem direct had opgelost. Het is de weg van de minste weerstand en o zo makkelijk. Stop bijvoorbeeld met het gebruik van tussenrekeningen. 

Overbodige zaken continueren 

Iedereen kent het: We hebben het altijd zo gedaan. Als je hier als boodschapper iets over zegt wordt de boodschapper vaak afgeschoten. Figuurlijk dan. Deze dooddoener blokkeert iedere vorm van verbetering maar is goed om de inefficiency in stand te houden. Voorbeelden, fileshares en zoeken naar documenten, werken met verouderde software, geen gebruik maken van Ai, etcetera. 

Conclusie: (Her)ken uw inefficiency 

Ieder mens heeft de neiging op de weg van de minste weerstand te kiezen. Dat is goed voor de inefficiency. Wil jij echt efficiënter worden, dan moet jij de wil hebben om te veranderen en je collega’s te inspireren om te veranderen. Het zijn items die ik in mijn trainingen nader toelicht. 

 “Zonder verandering geen verbetering.” 

Dit was deel 5 in het kader van : Als het efficiënter kan, moet je het efficiënter doen. Dit is één van de basis voorwaarden om Slow Close om te zetten in Fast Close.  

Dit waren de vorige afleveringen: 

Deel 1:Tijdschrijven ja of nee? 

Deel 2: Ga-je-dit-lezen 

Deel 3: Zes Nadelen van sneller werken  

Deel 4: Elf voordelen van sneller werken

André Salomons is altijd enthousiast over efficiency verbeteringen in processen. Iedere stroomlijning van processen draagt bij aan het realiseren van Fast Close. Hij is auteur van het boek Van Slow Close naar Fast Close, docent Fast Close bij Nive Opleidingen en IFBD , is softwaremaker en enthousiast blogger.met  een eigen blog site AndreSalomons.nl met meer dan 125 blogs. Hierin blogt hij over Fast Close, SharePoint, reizen en alles wat zijn enthousiasme heeft gewekt