De nadelen van sneller werken heb ik in deel 3 van deze blogserie belicht. Ik eindigde met de opmerking dat Iedere medaille twee kanten heeft. 

Wie wil er niet meer ruimte hebben in zijn dagelijkse werkzaamheden? 

Jij wil toch ook meer ruimte hebben om je dagelijkse werkzaamheden goed te doen en ook tijd hebben voor jezelf. Je kunt de titel letterlijk lezen en je opgejaagd voelen, maar dat is niet zo. Het gaat erom dat je met onderstaande tips mogelijkheden hebt om je werk efficiënter in te delen zodat er meer ruimte voor jou overblijft.  

Binnen de tijd afgerond 

Dat lijkt een open deur. Sterker nog het is een open deur. Maar hier draait het tegenwoordig om. Het magische woord is focus. Vergelijk het, net als in het vorige deel van deze serie, met voetbal. De doelstelling is om in 90 minuten de wedstrijd winnend af te sluiten. Dat lukt niet altijd, maar het doel en tijd zijn helder. Zo moet je ook naar je werk durven kijken. Wat is het doel en wanneer moet het bereikt zijn? Dus focus.. 

Nooit meer vergaderen 

Mensen hebben een hekel aan vergaderen. Maar, als alle projecten en werkzaamheden snel doorlopen, hoef je voor je dagelijkse werkzaamheden niet te vergaderen. Je kunt de Daily standup gebruiken om af te stemmen, is efficiënter en effectiever. 

Niet achteraf hoeven na te denken wat fout ging 

Een korte doorlooptijd vergt, naast sneller werken, ook een betere voorbereiding, waardoor de kans op fouten afneemt. Als er een ontwerp fout in de oorspronkelijke plannen zit, zie je deze eerder doordat je sneller resultaten ziet. 

Minder afgeleid, meer focus 

Doordat het focus slechts een korte tijd gericht hoeft te zijn op de activiteit is dit voor iedereen aantrekkelijk. Als een activiteit slechts een korte tijd duurt, zijn mensen bereid om hier al hun aandacht aan te geven. Werk sneller, niet harder is het devies in deze  

Tijdschrijven is overbodig 

Omdat de doorlooptijd kort is, is het niet nodig om een volledige tijdverantwoording op te zetten. Zie deel 1 van deze serie. De kern is dat tijdschrijven voor korte termijn zinloos is en mensen heel erg chagrijnig maakt. 

Gegarandeerde en gewenste output 

Met een korte doorlooptijd, is het doel constant in beeld, hoef je geen uitvoerige informatiekanalen op te zetten en kan je hiervoor moderne software gebruiken zoals bijvoorbeeld Microsoft teams in combinatie met de Daily standup. 

Efficiëncyverbetering 

Bijkomend voordeel van een korte doorlooptijd is dat iedereen door het focussen zo efficiënt mogelijk wil en zal werken  

First time right en No errors 

Dat stond decennia geleden al op de rapportagesets, die ik moest opleveren. Zeker “op”, want het waren nog papieren rapportagesets waar je de cijfers op moest invullen.ha,ha, ik kan er nog steeds om lachen, maar er was niets anders. Iedereen begreep wat de bedoeling was. Maar als je er goed over nadenkt dan betekent het dat als je fouten voorkomt je geen correcties hoeft te maken en dat is efficiënter. 

Iedereen blij 

Wat je ook doet in een korte tijd, het is sneller en efficiënter klaar, waarbij ook de kwaliteit geborgd is. Daar wordt iedereen blij van toch? 

Uit ieder nadeel komt een voordeel, of andersom 

Ik hoop dat je inmiddels het filmpje van Arnout van de Belgische standup comedian Arnout van den Bossche over PowerPoint hebt kunnen zien. Die mens heeft een behoorlijke burn out opgelopen door o.a. het sneller werken. Maar zie eens wat voor moois eruit is voorgekomen. Ik wil je niet aanraden om een Burn out of Bore out op te lopen om daarna iets moois te doen. 

Conclusie: (Her)ken uw valkuilen 

Hopelijk kunnen de punten uit deel drie en vier uit deze serie je helpen om de valkuilen te zien en te vermijden.  

Maak haast als je tijd hebt, dan heb je tijd als je haast hebt. In dit deel staan enkele zaken die verkort zijn weergegeven om snel te kunnen lezen. Het zijn items die ik in mijn trainingen nader toelicht. 

Dit waren de vorige afleveringen: 

Deel 1:Tijdschrijven ja of nee? 

Deel 2: Ga-je-dit-lezen 

Deel 3: Zes Nadelen van sneller werken  

Dit was deel 4 in het kader van : Als het efficiënter kan, moet je het efficiënter doen. Dit is één van de voorwaarden om Slow Close om te zetten in Fast Close.  

 André Salomons is altijd enthousiast over efficiency verbeteringen in processen. Iedere stroomlijning van processen draagt bij aan het realiseren van Fast Close. Hij is auteur van het boek Van Slow Close naar Fast Close, docent Fast Close bij Nive Opleidingen en IFBD , is softwaremaker en enthousiast blogger.met  een eigen blog site AndreSalomons.nl met meer dan 125 blogs. Hierin blogt hij over Fast Close, SharePoint, reizen en alles wat zijn enthousiasme heeft gewekt