7 voorbeelden van verborgen kosten

In iedere organisatie worden kosten gemaakt, ook zonder dat we ons bewust zijn van deze kosten. Verborgen kosten zijn niet te managen. Met onderstaande voorbeelden kan je in jouw organisatie zoeken naar verborgen kosten en of het de moeite waard is deze kosten zichtbaar te maken en te gaan managen. Misschien zijn de verborgen kosten in jouw organisatie verwaarloosbaar en in dat geval hoef je geen aktie te ondernemen.

Make or buy

Als financial adviseren we andere afdelingen om de kosten van zelf maken af te zetten tegen de kosten van het uitbesteden en op basis daarvan een besluit te nemen. We doen dat doen als financials vaak niet. In plaats van kant en klare oplossingen te onderzoeken of aan te schaffen, gaan we vaak zonder training bouwen aan spreadsheets, werken met SharePoint, werken met apps etcetera. De vraag is of dat efficiënt is of effectief is. We registreren niet hoeveel tijd we verspillen met deze zogenaamde zelfbouw. We maken iets zonder vooraf opgesteld plan. ICTers maken wel vooraf een plan als ze iets maken in Excel , dot net, etcetera.

Communicatie

Communicatie is niet het sterkste punt van financials, dat is algemeen bekend. Maar als we communicatie deskundigen laten kijken naar uitingen van financials dan blijkt dat de manier van communiceren voor verbetering vatbaar.

Standaard communicatiemiddelen als spreken, schrijven, body language en toon van spreken lijken vervangen te zijn door bijvoorbeeld emails, emojis, skype evonden waardoor de communicatie van financials erop achteruit is gegaan.

De Fransen zeiden “C’est le ton qui fait la musique” , de toon van het gesproken woord die bepaalt hoe jij de boodschap hebt ontvangen, ontbreekt nu eenmaal als je een email stuurt. En zouden emoji’s echt de vervanger kunnen zijn van body language en of de toon van de boodschap? Je kunt het antwoord wel raden.

Gevolg is dat een boodschap steeds vaker herhaald moet worden, op een andere wijze moet worden overgebracht of geformuleerd of gewoonweg verkeerd wordt geïnterpreteerd. Gevolg? Er worden veel verborgen kosten gemaakt om zaken recht te zetten. Dit zijn vermijdbare kosten en kunnen vermeden worden door te beginnen met het verbeteren van je eigen communicatie. Je kunt ook met je team op een communicatie training te gaan. Of een sessie opzetten om de communicatiestijl en inhoud te verbeteren. Ook een vorm van communicatie dus.

Onvindbare stukken

Wist je dat het zoeken van stukken waarvan je het bestaan kent of vermoed een organisatie per jaar per persoon ongeveer 5.000 euro kost? Leg uit! Bij deze. De onderliggende berekening is als volgt, zodat je hem voor jouw organisatie zelf kunt maken. De berekening is de resultante van het dit zoekproces.

Je zoekt het document zelf op de plaats waar je denkt dat het is
Je kan het niet vinden
Je vraagt je collega per mail of telefonisch waar je het document kan vinden, dat kan direct antwoord opleveren of een ongewenste wachttijd opleveren
Duurt het wachten te lang dan ga je het zelf maken

Stel dat dit je regelmatig overkomt en dit gemiddeld 2 uur per week kost, dan zijn de kosten bij een uurtarief en 50 weken per jaar 5.000 euro per jaar.

Een remedie om het zoeken naar documenten te bepreken is het werken met metadata. Hoe dat werkt lees je in één van de volgende blogs in deze serie

Wachten op wie dan ook

Wachten op werk levert in de keten per definitie inefficiency op. Je kunt een berekening maken van de kosten per wacht-uur en dat vermenigvuldigen met het uurtarief van jouw organisatie/team. Vervolgens zie je de kosten van het wachten en kun je tot de conclusie komen dat het zinvol is om je proces efficiënter in te richten. Je komt het wachten op werk vaak tegenkomen bij de periode cq jaarafsluiting. Om tot een Fast Close te komen kun je heel wat maatregelen treffen om achttijden te voorkomen.

Gebruik van verouderde software

Hoe lang werk jullie al met julie software voor primaire processen? Het kan zomaar zijn dat je ondanks updates en upgrades van die software belangrijke trends hebt gemist. Heb je enig idee welke inefficiency op die manier in de afgelopen jaren in je financiële processen is geslopen? Heb je je al verdiept in Robotic accounting, Ai, betaalmethodes, selfservice, blockchain bitcoins? Dit zijn allemaal zaken die in de nieuwste releases van software gebruikt worden/ gebruikt gaan worden. Er zijn al veel bedrijven die door inzet van nieuwe releases veel tijd en geld hebben bespaard.

Budgetteren

Wat kost jullie budgetproces? Als je het uitrekent wat de kosten van deze achterhaalde manier van werken zijn, dan zul je schrikken. Deze kosten kun je direct besparen als je budgetteren kunt vervangen door een revolving forecast.

Slow Close

Weet jij hoeveel kosten je bespaart als je sneller je verantwoordingsrapportage af kunt hebben? En misschien is verantwoordingsrapportage wel geheel overbodig? Meer daarover in een later blog.

Conclusie

Maak de verborgen kosten zichtbaar en je kunt ze beheersbaar maken. Dat kan aanzienlijke besparingen opleveren voor jou en je team.

“Zonder kostenbewustzijn kun je geen verborgen kosten managen.”

Dit was deel 7 in het kader van : Als het efficiënter kan, moet je het efficiënter doen. Dit is één van de basis voorwaarden om Slow Close om te zetten in Fast Close.

Vorige afleveringen

(145)

Post Views: 507

Deze post is ook beschikbaar in/Also available in: Engels

besparen, besparingen, budget, Cloud, documentenbeheer, Fast Close, Financial suite, Office365