Denkt u dat de implementatie van Fast Close een project van een jaar is?

Dat is verleden tijd. Door de opbouw van expertise en uitgebrachte tools waarin de “lean” aanpak is geïntegreerd, is de introductie van Fast Close gedegradeerd tot een implementatie van enkele weken. Er zijn steeds meer voorbeelden van succesvolle Fast Close introducties. Wat hebben deze successen met elkaar gemeen? Dat zijn de combinatie van focus en mindset van de CFO en de inzet van tools. Prettige bijkomstigheid voor de CFO is dat deze successen ook meetbaar zijn en de excellente ROI voor iedere organisatie zichtbaar te maken is.

Dit is het begin van het verhaal over Fast Close dat ik graag met mensen deel.

Ik houd ervan om mensen enthousiast te maken voor Fast Close. Ik doe dat via mijn blogs of door te spreken op evenementen. In mei 2015 heb ik op uitnodiging van KPMG, Financial Systems, Microsoft en hoge scholen op diverse plaatsen over mijn passie Fast Close gesproken en mag ik eind van dit jaar weer een training Fast Close verzorgen. In deze blog komen een aantal eye openers over Fast Close aan bod. De blog eindigt met een samenvatting die Jeppe Kleijngeld maakte van mijn presentatie op Financial Systems 2015.

Wat is Fast Close?

Fast close is de snelste manier om uw organisatie te verbeteren. Het is de beloning voor een gestructureerd en goed georganiseerd proces om binnen 5 dagen alle kennis rondom de financiële feiten te hebben verzameld en te hebben gedistribueerd aan de belanghebbenden.

In combinatie met dashboards binnen de organisatie die de dagelijkse processen inzichtelijk maken, hebben de mensen in een organisatie een goed beeld van de ontwikkelingen en hoeven er geen verrassingen te zijn aan het eind van de maand.

Uit onderzoek zijn de volgende feiten over Fast Close gebleken:

Organisaties die sneller over vitale informatie beschikken, zijn over het algemeen succesvoller dan organisaties die 15 dagen of langer nodig hebben om te rapporteren.

Grotere organisaties zijn o.a. door het gebruik van tools sneller met rapporteren dan kleinere ondernemingen en kunnen dat ook tegen lagere kosten dan de kleinere ondernemingen.

Is Fast Close alleen geschikt voor grotere organisaties?

Absoluut niet!

Het gaat om focus, mindset en de juiste tools. Focus en mindset zijn drivers van binnenuit en de juiste tools zijn tegenwoordig ook betaalbaar voor kleinere organisaties. In de praktijk komen wij tegen dat angst de belangrijkste raadgever is om Fast Close niet in te voeren.

Angst voor het onbekende, angst dat introductie van Fast Close een project van een jaar is, angst dat de tools duur zijn, angst dat er weer een claim op het toch al druk bezette project team komt, zijn een aantal van deze angsten. Het rijtje van angsten is dus overzichtelijk en aan te pakken. Deze angsten zijn weg te nemen door kennis te vergaren en u te laten informeren.

Onder andere de volgende vragen zijn tijdens de presentaties beantwoord,  waarbij zelfs 1 deelnemer’s probleem kon worden opgelost

• Wat levert Fast Close ons op?
• Wat kost Fast Close?
• Wat is de realtie met Lean Six Sigma?Wat hebben de best presenterende bedrijven met elkaar gemeen?
• Hoe bereik u de juiste mindset en focus voor een succesvolle inzet van Fast Close?
• Wat doe ik met de vrijgekomen tijd?
• Wie kan mij helpen om Fast Close succesvol toe te passen?
• Welke tips heeft u over Fast Close?

Waarvan hieronder 1 van deze tips:

Wat hebben de best presterende bedrijven gemeenschappelijk als het om Financial Closing gaat?

• Ze passen actief Fast Close toe
• De status van het afsluitproces is direct inzichtelijk.
• Alle medewerkers hebben: tijdig, juist en complete rapporteren is de mindset.
• Cultuur: mensen zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor het totale proces en worden beloond.
• Cultuur: ‘first time right’ is essentieel.
• Cultuur: Training, deling van kennis en informatie zijn natuurlijk gedrag. Net als de cultuur van constante verbetering.

Fast Close presentatie “Fast Close als rendement generator”, verslag Financial Systems 2015

Door Jeppe Kleijngeld, hoofdredacteur Financieel Management van Alex van Groningen
Fast close, een ander IT-driven onderwerp dat prominent op de agenda van de financial hoort te staan, kwam ook aan bod. Op het scherm wordt een gigantisch rotsblok op een weg getoond. Daarbij staat de vraag: ‘Waarom is men geblokkeerd als het om fast close gaat?’ André Salomons, Directeur van fast close oplossing Financial Suite, legt uit.

‘Fast close is de beloning voor een goed gestructureerde en georganiseerde finance organisatie. Het resultaat is een snelle, goede en betrouwbare financiele rapportage tegen lagere kosten’, aldus de fast close expert.

Natuurlijk bestaan er fantastische ICT-oplossingen voor, maar een tool alleen gaat het niet doen voor je. ‘Het is een mindset’, stelt Salomons. Waar blokkeert dit bij financials? ‘Financials denken dat fast close een project is dat jaren duurt’, merkt Salomons als hij financials spreekt. ‘Dat is een mentale beer op de weg die ze moeten verwijderen.’

Een andere belemmering is de manier waarop de processen zijn ingericht rond document management. ‘Wie werkt er nog met fileshares? Wie werkt er nog met Excel?’ vraagt Salomons de zaal. Het zal geen verrassing zijn dat 100 procent van de financials zijn of haar hand moet opsteken, zeker bij die tweede vraag. Vervolgens deelt Salomons de acht belangrijkste document en proces killers die hij aantreft in organisaties.

Document Efficiency Killers
1. Hoe vind je een document dat door meerdere gebruikers wordt onderhouden?
2. Wie maakte het document en wie is de eigenaar?
3. Waar is het?
4. Mail maar… welke versie krijg je?

Proces efficiency killers
1. Afsluit taken beheren in Excel
2. Taken die aan meerdere personen zijn toegewezen – recept voor mislukking, want wie neemt verantwoordelijkheid?
3. Onduidelijk wanneer een ‘product’ moet worden opgeleverd.
4. Tips: Heldere deadlines, professioneel documenten en proces beheren.

Wanneer de beren op de weg en de document & proces killers verwijderd zijn, zal de financial zich op de goede weg bevinden naar een snelle afsluiting. En waarom wachten? De business case liegt er niet om.

‘De gemiddelde onderneming heeft 15 dagen nodig om te rapporteren’, aldus Salomons. ‘Iedere rapportagedag bij een onderneming met 10 dochterondernemingen kost 184 uur! De kosten hiervoor bedragen al snel 1 miljoen euro. Denk je eens in wat je met de tijd kunt doen die vrij komt als je sneller rapporteert? Op het gebied van analyse is bijvoorbeeld een enorme behoefte te vervullen.’ Veel overtuigen hoeft Salomons daarna niet meer te doen.

U vindt hier de volledige tekst van het verslag van Financial Systems :

verslag presentatie Financial Systems2015

Sponsor:

Lees meer op Financial Suite, #1 in Fast Close on SharePoint, lean toegepast op het closing proces en andere Finance processen.

(503)

Deze post is ook beschikbaar in/Also available in: Dutch