Vroeger, toen er nog geen verkeersdrempels waren en we nog jong en onervaren aan het begin van onze loopbaan stonden, leerden we dat 1 van de voorwaarden voor een overeenkomst ‘wilsovereenstemming’ is. Dit is in al die jaren niet veranderd. Ook het feit dat overeenkomsten veelal een financieel gevolg hebben is gebleven.
En nu zijn we ouder, maar zijn we meer ervaren?
We legden overeenkomsten vast in documenten. Het zou logisch zijn dat we voor alles wat we doen uit hoofde van die overeenkomsten dit op een gestructureerde wijze bewaren. Maar ja, u en ik weten dat het gestructureerd bewaren discipline vereist en daarom dus ook moeilijk is. En al helemaal als de documenten bereikbaar moeten zijn voor meerdere mensen op meerdere afdelingen. De inkoopovereenkomsten liggen bij Inkoop, maar de financiële afhandeling ligt bij Finance.
Even snel inzien betekent inzage via adidas.net (het betere voetenwerk ofwel een wandeling naar de andere afdeling) en even wachten totdat het document gevonden is. Tegenwoordig kan het ook zijn dat uw ERP systeem zorgt voor de structuur en in dit geval de wandeling virtueel is. Maar dat is maar een gedeeltelijke afspiegeling van alle documenten die er in een organisatie bewaard (moeten) blijven.
Weet u waar het aandeelhoudersregister is? Dat is toch de neerslag van de financiële overeenkomst tussen aandeelhouders. Maar wie heeft het origineel???
Hulpmiddelen voor de controller
Gelukkig zijn er tegenwoordig goede hulpmiddelen om ongestructureerde informatie op te slaan. U kunt nu, door documenten te scannen en op te slaan in bibliotheken, ervoor zorgen dat iedereen zijn informatie beschikbaar stelt aan u, als controller. U hoeft het alleen maar te willen zien.
Uiteraard kunt u uw eigen planning en control proces op die wijze, en zelfs gestructureerd, vastleggen en daar de vruchten van plukken.
http://www.controllersmagazine.nl/weblog/3630/vacatures.html
Mijn conclusie : je kunt je oude schoenen(footware) weggooien en gerust overgaan op het gebruik van moderne software die het planning en control proces volledig op deze wijze ondersteund.
(448)
Deze post is ook beschikbaar in/Also available in: Engels
