Faciliteren van grote groepen thuiswerkers is anders dan het faciliteren van een enkele thuiswerker. Wat zijn de zwakste schakels? 

Thuis werken vereist ten eerste een optimale werkplek, daarnaast moet het werken vanuit huis door de organisatie goed ondersteunt worden. Evolutie van 20 jaar huis werken. Eén van mijn eerste akties toen ik 20 jaar geleden zelfstandig werd, was het inrichten van een aparte werkplek. Fiscale voorwaarde was een aparte kamer met aparte opgang en zo geschiedde. Het is nog steeds een plek die focus op onze software en onze klanten garandeert. 

Van thuis werken naar Thuiswerken 

In de jaren dat ik vanuit huis werk, hield ik me niet met thuiswerken bezig en stond de software en hardware om thuis te kunnen werken vergeleken met nu, in de kinderschoenen. Thuiswerken was ook nog geen werkwoord. Ik had een mooi evenwicht gevonden tussen on site en thuis werken.  Vergeleken met 2020 was het behelpen. Veel software kon nog alleen via een desktop worden gebruikt terwijl het contact met de buitenwereld via ISDN en bijvoorbeeld BPOS en Skype ook niet briljant was. Inmiddels werken we met meerdere collega’s vanuit huis en is de kantoorhuur door ons opgezegd. Vele desktops, laptops en modems later zijn we terecht gekomen in de 2020 situatie. Als Microsoft Partner gebruikten we natuurlijk de aanbevolen thuiswerktools al in het Pre Corona tijdperk. In onze toolset zit onder andere Office 365, waarvan we ook al gebruik voor de Corona pandemie. Niet in de laatste plaats door de functionaliteit van Microsoft Teams. Dus toen iedereen thuis moest werken, konden wij onze klanten optimaal ondersteunen vanuit onze eigen ervaringen. 

Historie 

In het begin waren we als intermediair tussen software development in India en Polen en onze thuisbasis en eindklanten in o.a. Zuid-Amerika constant in de weer met Skype en Skype for business. Ik herinner me nog goed dat Microsoft tijdens één van de partner bijeenkomsten in Brussel aankondigde dat ze Skype hadden gekocht. De introductie werd door een directielid van Skype gegeven. Ook de boekhouding behoorde tot onze taken. Daarvoor gebruikten we bij de start van ons bedrijf Exact for Windows, daarna Mamut en toen boekhouding in de Cloud beschikbaar kwam zijn we overgegaan op Exact Online, met als voordelen meer mogelijkheden en data–opslag in de Cloud. 

Is het nu perfect? 

Natuurlijk is niet alles perfect en zoals je dat zou willen, maar we hebben goede hoop dat het allemaal (te) snel beschikbaar zal komen. Je ziet de snelheid van ontwikkelingen in “thuiswerk software” in de afgelopen maanden toenemen doordat grote bedrijven als Microsoft, Google, Amazon e.d. hun investeringsfocus duidelijk op Cloud en thuiswerken hebben gelegd. Waar vernieuwingen eerst lange tijd op zich lieten wachten, gaat nu alles veel sneller. Zie bijvoorbeeld de populariteit van Zoom met een optie om veel gebruikers tegelijk te tonen. Microsoft Teams was beperkt tot 4 users in beeld. Dat is onder invloed van de markt uitgebreid naar het tonen van negen users tegelijkertijd.  Een ander voorbeeld van snelheid van go to market is “Lists” in Office 365, een soort OneDrive maar dan voor alle lijsten die jij in een Office365 Tenant gebruikt. Lists is eigenlijk nog niet volledig productie waardig. Maar wordt toch al in productie gezet. Zo ziet de achterkant er nog steeds oud(bollig) uit en het gebruik voldoet daarmee niet meer aan de verwachtingen. Ik snap deze strategie. Maar als kleinere partij kan je zo’n werkwijze niet veroorloven. Misschien in de toekomst? 

De zwakste schakels 

Hardware thuis, software in de cloud 

Mijn gewoonte was om mijn documenten lokaal op te slaan. Veel mensen doen dat nog steeds, ook al wordt cloudopslag en haar voordelen voortdurend worden gepromoot. Denk aan metadata en het overal beschikbaar zijn van documenten en lijsten. 

Deze week begon één van onze desktops na talloze updates van Windows 10  vervelend te doen. Eerst werd externe hardware niet herkend, gevolgd door verdwenen en niet meer opgeslagen wachtwoorden en als gevolg werkte ook de mailclient niet meer. Toen “Boot mgr niet bereikbaar” als bericht verscheen was dat het einde. Met de recovery procedure in Windows 10 is de desktop weer gereset, de machine is weer als nieuw en de toegang tot documenten en lijsten was met het plaatsen van enkele URL’s in de browser, snel hersteld. Het oplossen van deze problemen kun je niet aan een thuiswerker overlaten. De optie Collections in Edge kon gebruiker gelijk mede overtuigen om in de Cloud te werken.  

Jijzelf, ben jij geschikt om thuis te werken?

We weten inmiddels welke banen niet geschikt zijn om thuis te werken. Heb je een kantoorbaan, dan is het mogelijk jouw werk inhoudelijk van kantoorwerk om te zetten in thuiswerk. Ben jij in staat om te blijven focussen op het werk dat je af moet krijgen? Of is het (te) lastig omdat je ”aandachtvragers” thuis hebt. Er zullen zeker mensen zijn die terugverlangen naar kantoor, maar het is niet meer echt nodig voor al het dagelijkse werk, het is aan jouw organisatie om te bepalen welk werk blijvend thuis gedaan kan worden. 

Innovatie 

Innovatie ontstaat door wederzijdse beïnvloeding door meerdere mensen. Door de verplaatsing naar beeldschermcontact ontbreken nuances en spontane ideeën. Gevolg is dat het werk zoals het gedaan werd, op dezelfde wijze op een andere locatie wordt gedaan. Vernieuwing en efficiencyverbeteringen zullen op deze wijze lastig worden. Hierdoor wordt het ook lastig, zoniet onmogelijk om innovatieve software te maken. 

Security 

Altijd lastig, omdat de mens altijd de zwakste schakel blijk te zijn. Ondanks dat moet een organisatie alles moet doen wat in haar vermogen ligt voor een optimale beveiliging. Denk hierbij aan software met de juiste certificering, two way authentication etc. Ook GDPR mag niet vergeten worden. 

Snelheid 

We zien nog weleens irritaties ontstaan als mensen met een eigen provider met een te lage snelheid inloggen bij en communiceren met de organisatie en derden. Het is zaak dat je als organisatie ook voor de thuiswerkere voldoende bandbreedte beschikbaar laat zijn. 

Moraal van dit verhaal. 

Thuiswerken is nu een (thuis)werkwoord en wordt prima gefaciliteerd, maar hardware, een te langzame verbinding, security en jijzelf blijven de zwakste schakel. 

PS: Dit blog is gemaakt door een nieuw Word document te starten in OneDrive, prettig is dat het direct wordt opgeslagen in de Cloud